קרן מנדל-ישראל היא זרוע של קרן ג'ק, ג'וזף ומורטון מנדל – קרן שנוסדה בארצות הברית על-ידי האחים מנדל ומטרתה לתרום לחיזוקן של חברות צודקות, סובלניות, מיטיבות ודמוקרטיות בארצות הברית ובישראל, ולשפר את איכות חייהם של כל האזרחים בשתי המדינות. קרן מנדל-ישראל מפעילה מגוון של תוכניות הכשרה למנהיגות ברחבי הארץ בתחומי החינוך, התרבות והחברה. פעילות הקרן מבוססת על השקעה בפיתוח מנהיגות, ומבוססת על ההנחה שמנהיגות מעולה היא הבסיס להובלת שינוי משמעותי ואפקטיבי במגזרים השונים של החברה בישראל. הקרן פועלת בסטנדרטים קפדניים ומקצועיים ביותר של סדר וניהול, בהתאם לנורמות האמריקאיות.
ביקשנו מרבקה רוקח, חשבת הארגון, לשמוע על היישום על מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi של קונסיסט בארגון, וכיצד המערכת מאפשרת לארגון לנהל את כל ההתקשרויות והחוזים מול ספקים וארגונים אחרים בצורה יעילה ונוחה, עם רמת אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר, ולייעל מגוון רחב של תהליכים ארגוניים.
רבקה רוקח, חשבת קרן מנדל-ישראל, תוכלי לספר לנו איך הגעתם ל-Doxi וקונסיסט?
כמובן. קרן מנדל-ישראל היא ארגון רב-פעלים אשר עובד עם מגוון גדול מאוד של ממשקים, כולל מאות ספקים, עמותות וגופים אחרים. כדי לייעל את תהליכי העבודה מול כל הממשקים האלו, חיפשנו מערכת עם טכנולוגיה מתקדמת אשר תאפשר לנו לנהל באופן דיגיטלי ויעיל את החוזים וההתקשרויות. בחנו מספר פתרונות להחתמה דיגיטלית, ו-Doxi בלטה במיוחד – גם בזכות הטכנולוגיה שלה, הממשק הידידותי שלה, היכולת להזניק תהליכי החתמה וסבב אישורים במהירות ובקלות, ובעיקר תודות לעמידה שלה בתקני אבטחת מידע מתקדמים.
באיזה סוג של תהליכים ארגוניים משמשת אתכם המערכת?
תחילה יושמה המערכת כדי לאפשר לנו לנהל תהליכי החתמה על חוזים מול מאות הספקים שאיתם אנו עובדים. לאחר שהתחלנו להשתמש בה, מנהלי הארגון התרשמו מהיכולות שלה, ובמיוחד מהעובדה שהיא מאפשרת לנו לעקוב אחר כל התהליכים באופן קל ופשוט. גם היכולת שלה בהיבט של צירוף מסמכים לטפסים ולתהליכים הדיגיטליים, כמו למשל קורות חיים של ספקים חדשים, הופכת אותה לכלי חיוני וחשוב.
השימוש במערכת התרחב מהר מאוד גם לתחומים נוספים, למשל ניהול ההתקשרויות עם ארגונים ועמותת אחרות. לדוגמה, אחד התהליכים שבו המערכת מסייעת לנו מאוד הוא בכל הקשור לבחינה, סינון ואישור של עמותות וארגונים ללא מטרות רווח המבקשים לעבוד עם קרן מנדל ולקבל תמיכה. מדובר בתהליך מורכב וקפדני הדורש מספר טפסים ואישורים שהארגון צריך למלא ולהגיש, בצירוף מסמכים רבים.
לפני היישום של Doxi היה מדובר בתהליך מסורבל ואיטי. עם היישום של Doxi, תהליכים אלו הפכו לדיגיטליים ויעילים, ידידותיים ומהירים. אנחנו יכולים להזניק כל תהליך כזה מתוך המערכת או באמצעות דף הזנקה אשר מתניע תהליך במערכת השולחת קישור לגורם המבקש לעבוד מולנו.
איש הקשר בארגון העובד מולנו יכול למלא את כל הפרטים באופן דיגיטלי, לחתום דיגיטלית, לצרף את כל המסמכים והאישורים הנדרשים – והכול מתבצע באופן פשוט ויעיל. תהליכים שבעבר לקחו ימים ושבועות, יכולים להסתיים על Doxi תוך דקות. ממש כך. בנוסף, תודות לממשק הניהול, אנחנו יכולים לעקוב אחר כל תהליך – ומדובר במאות רבות של תהליכים – בקלות. זה GAME CHANGER אמיתי.
תוכלי לתת לנו דוגמא לתהליך כזה?
בוודאי. עם פרוץ המלחמה ובעקבות אירועי 7 באוקטובר הוצאנו קול קורא לתמיכה ביוזמות הקשורות במלחמה, והוצפנו באינספור בקשות לסיוע מצד יוזמות וארגונים רבים. Doxi אפשרה לנו לקיים את התהליכים הנחוצים באופן מיידי, ולהשלים את התהליכים במהירות. זה אפשר לנו לסייע לכל אותן יוזמות ולגופי ההצלה והסיוע.
עוד תהליך חשוב ש-Doxi אפשרה לנו לייעל הוא העבודה מול הספרייה הלאומית. הקרן היא מוסד חינוכי גדול, וכדי לאפשר לעמיתים שלנו להשאיל ספרים מהספרייה הלאומית, הצוות של Doxi פיתח עבורנו ממשק ישיר שמאפשר לפתוח הרשאה להוצאת ספרים מהספרייה. כל החוזים וההסכמים מול הממשקים מבוצעים במערכת, והיא מתממשקת ומעדכנת ישירות את המערכות בספרייה הלאומית.
בשלב הבא אנחנו מתכננים להקים ממשקים גם לתוך הפריוריטי – מה שיאפשר ל-Doxi לעדכן אוטומטית את מערכות הנהלת החשבונות שלנו.
תוכלי לספר לנו קצת על העבודה מול הצוות של Doxi?
אנחנו מאוד מרוצים – גם מהמערכת וגם ממעטפת התמיכה והשירות של החברה. בכל סוגיה וצורך שלנו, ההתייחסות היא הכי מהירה, אישית ומקצועית שאפשר לקוות לה. בכל שאלה, תוך דקות, דור והצוות חוזרים אלינו עם מענה. לא פחות ממדהים, והלוואי שכל הספקים היו עובדים ככה. כפי שציינתי, בתחילת המלחמה עומס העבודה שלנו היה מטורף, והצוות של Doxi נרתם מיידית למשימה ודאג לכל מה שצריך כדי שנוכל לאסוף תרומות להמוני הארגונים שתמכנו בהם. זה בהחלט תרם למאמץ המלחמתי והלאומי – גם בהיבט של הצלת חיים וגם בהיבט של סיוע למאות אלפי אזרחים.
תודה רבה, רבקה! לך ולכל הצוות בקרן מנדל-ישראל! אנו גאים להיות חלק מהפעילות החשובה כל כך של ארגון מפואר כמו קרן מנדל-ישראל!
