ה-Workflow מתחיל בשלב הזנקת התהליך הדיגיטלי. המסמך למילוי ולהחתמה נשלח באמצעות וואטסאפ אל הלקוח או השותף העסקי, אשר פותח את המסמך בסמארטפון או בדסקטופ.

לאחר שהמסמך נשלח, ניתן לעקוב בזמן אמת אחר סטטוס החתימות בממשק המרכזי של המערכת והמערכת שולחת תזכורות אוטומטיות בערוצים המועדפים על המשתמשים. הנציג שמטפל בלקוח יכול לשלוח אליו מסמך לחתימה באון-ליין בערוץ השיחה. הלקוח מקבל את הקישור, חותם, והנציג מקבל חיווי באותו ערוץ , והמסמך החתום מוצג לשניהם בשיחה.

לאחר שהלקוח חותם דיגיטלית, המסמך נשלח בחזרה למערכות הארגון לצורך ארכוב ושמירה מאובטחת, ומערכות הליבה הארגוניות מעודכנות בכל הפרטים. הפתרון מבטיח שקיפות, מעקב מלא ותיעוד אוטומטי של כל שלב בתהליך.

יתרונות הפתרון:

• ייעול תהליכים: קיצור משמעותי בזמני החתימה ושיפור בתיאום בין כל הצדדים המעורבים.
• חסכון במשאבים: הפחתת השימוש בנייר, ביטול צורך בשליחויות פיזיות וצמצום עלויות תפעול.
• שיפור חוויית המשתמש: לקוחות ושותפים יכולים לחתום על מסמכים מכל מקום ובקלות, תוך שמירה על שקיפות מלאה לאורך כל התהליך.
• עמידה ברגולציות: המערכת עומדת בתקנים מחמירים לחתימות דיגיטליות ומאובטחת להגנה על פרטיות המידע.