תפריט
רואי חשבון (רו"ח) מורגלים על טיפול במידע פיננסי רגיש, הכנת והגשת מסמכים חשובים והבטחת עמידה בתקנות שונות. בעולם הדיגיטלי המהיר של היום, חיוני שלרואי חשבון יהיו שיטות יעילות ומאובטחות לניהול מסמכים. חתימות דיגיטליות מספקות פתרון שיכול לייעל תהליכים ולשפר את האבטחה הכוללת.
חתימה דיגיטלית היא שיטה אלקטרונית לאימות האותנטיות של מסמך אלקטרוני. הפתרון עובד על ידי שימוש באלגוריתמים קריפטוגרפיים כדי ליצור קוד ייחודי המקשר למסמך הספציפי. לאחר מכן קוד זה מוטבע במסמך, וכל שינוי במסמך יבטל את תוקף החתימה. חתימות דיגיטליות מחייבות מבחינה משפטית במדינות רבות, כולל ישראל, אירופה וארצות הברית, מה שהופך אותן לפתרון אידיאלי עבור רואי חשבון.
אחד היתרונות המרכזיים בשימוש בתוכנה לחתימות דיגיטליות דוגמת Doxi הוא שיפור תהליכי ניהול תהליכי החיתום והמעקב אחרי כל מסמך בתהליך. רואי חשבון נאלצים לרוב להתמודד עם כמות גדולה של מסמכים, ושיטות החיתום המיושנות ואופן האחסון המסורתי של מסמכים אלו עלולות להיות גוזל זמן משמעותי ומסורבל. בעזרת חתימות דיגיטליות, רואי חשבון יכולים לחתום ולהפיץ מסמכים באופן דיגיטלי, להפחית את הצורך באחסון פיזי ולמזער את הסיכון בהונאות וביצוע שינויים לא רצויים במסמך וכמובן אובדן של מסמכים חשובים.
יתרון נוסף של תוכנת חתימות דיגיטליות כמו Doxi הוא שיפור מנגנון האבטחה. בתהליך החיתום המסורתי, קיים סיכון בכך שניתן לבצע שינוי במסמך גם לאחר החתימה, דבר שעלול להיות בעל השלכות חמורות. חתימות דיגיטליות, לעומת זאת, מספקות דרך מאובטחת לאמת את האותנטיות של מסמך ולהבטיח שלא התעסקו בו. שימוש בכלים כמו מערכת Doxi ממזער את הסיכון להונאה ומממקסם את האמינות שהמידע במסמך הפיננסי הוא מוגן ומאובטח.
השימוש במערכת חתימה דיגיטלית משפר ומייעל את ההתאמה לתקנות ולתקנים נדרשים המופעלים על כלל הצדדים בתהליך החיתום. רואי חשבון נדרשים לרוב לעקוב אחר הנחיות ותקנות מחמירות בכל הנוגע לניהול תהליכי החיתום והשימוש במסמכים השונים. חתימות דיגיטליות מספקות מסלול דיגיטלי מאובטח שניתן לביקורת בעבודה מול גופים ורשויות שונות, מה שמקל על רואי חשבון להוכיח תאימות ולעמוד בדרישות הרגולטוריות.
בנוסף ליתרונות אלו, מערכת חתימה דיגיטלית מייצרת שיפור משמעותי בעשרות אחוזים ביעילות הכוללת של תהליך החשבונאות. רואי חשבון יכולים לחתום ולשלוח מסמכים במהירות וביעילות רבה יותר, ולפנות זמן למשימות אחרות וחשובות. השיפור בא לידי ביטוי במהירות והדיוק של התהליכים השונים, שכן רואי חשבון יכולים לייצר כל תהליך חיתום במהירות וללא צורך בבזבוז זמן יקר, עלויות מיותרות על שינוע של מסמכי מקור ולבסוף לשפר את תהליך העבודה שלהם גם בצד התדמיתי מול הלקוחות.
אומנם בתחילת הדרך ובבחינת מערכת חתימה דיגיטלית מתאימה רואי חשבון צריכים לשקול לעבוד עם ספק אמין ומאובטח. ספק זה צריך להציע פלטפורמה מאובטחת העונה על הצרכים של תעשיית רואי החשבון ומספקת את התכונות הדרושות בעבודה השוטפת, כגון:
לסיכום, מערכת חתימה דיגיטלית מספקת פתרון לרואי חשבון המעוניינים לשפר את ניהול תהליכי החיתום שלהם – החל מהיכולת לחתום ולשלוח מסמכים בצורה דיגיטלית מאובטחת, להפחית את הסיכון בהונאה, לשפר את התאימות לדרישות ולהגביר את יעילות העבודה והמעקב הבלתי פוסק סביב חתימות ומסמכים. כך מספקת Doxi חתימה דיגיטלית כלי רב ערך עבור רואי חשבון המעוניינים להתקדם לעולם הדיגיטלי של היום
