מועצה אזורית תמר היא אחת המועצות האזוריות הייחודיות בישראל. המועצה, המשתרעת על פני שטח נרחב באזור ים המלח והערבה הצפונית, נחשבת למועצה האזורית הגדולה בישראל מבחינת שטח גיאוגרפי, והיא אחראית על מגוון רחב של שירותים לתושבים, ליישובים, לתעשייה ולגורמי תיירות הפועלים באזור.
כחלק ממאמצי הטרנספורמציה הדיגיטלית ושיפור היעילות הארגונית, חיפשה המועצה פתרון שיאפשר לנהל את תהליכי החוזים מול ספקים באופן דיגיטלי, מאובטח ויעיל, תוך התממשקות למערכת מטרופולינט המשמשת את הארגון.
לאחר בחינת מספר פתרונות בשוק, בחרה המועצה במערכת Doxi חתימה דיגיטלית מבית קונסיסט.
שוחחנו עם לירון אברג'יל, מנהל מערכות המידע במועצה האזורית תמר, כדי ללמוד עוד על הפתרון והתועלות שהוא מספק למועצה.
לירון, תוכל בבקשה לספר לנו מה הוביל אתכם לחפש פתרון לחתימה דיגיטלית?
"במועצה מתנהלים באופן שוטף תהליכי התקשרות וחוזים מול ספקים רבים. חיפשנו מערכת שתאפשר לנו לנהל את כל תהליך החוזים בצורה דיגיטלית, ללא ניירת מיותרת וללא צורך בהעברת מסמכים וקלסרים ידנית בין גורמים שונים."
כיצד בחנתם את הפתרונות השונים?
"בדקנו מספר מערכות בשוק ונפגשנו עם כמה ספקים. ערכנו פגישות והתרשמנו מהיכולות של כל פתרון, ובסופו של דבר קונסיסט וצוות מערכת Doxi הציגו את המענה המקיף והמדויק ביותר לצרכים שלנו, הן מבחינת הפונקציונליות והן מבחינת היכולת להשתלב בתהליכי העבודה הקיימים."
כיצד מתבצע התהליך כיום?
"כיום יש לנו אחראית מרכזת שמזניקה את תהליך החתימה מתוך המערכת. המסמך עובר באופן אוטומטי בין כלל הגורמים הרלוונטיים בארגון. מדובר בתהליך הכולל כ-11 בעלי תפקידים שונים, וכל אחד מהם מקבל את המסמך בזמן הנכון, חותם ומעביר אותו לשלב הבא. כל התהליך מנוהל בצורה מסודרת, מתועדת ושקופה."
תוכל לספר אילו יתרונות הביאה המערכת לארגון?
"בוודאי. היתרון המרכזי הוא החיסכון בזמן. במקום להדפיס מסמכים, לתייק אותם בקלסרים, להעביר אותם בין גורמים שונים ולעקוב ידנית אחר התקדמות התהליך, הכול מתבצע באופן דיגיטלי ומאוד יעיל ומהיר. יש לנו בקרה מלאה על מצב החוזה בכל רגע נתון, והיכולת לעקוב אחר כל שלב בתהליך מקלה מאוד על העבודה השוטפת."
משהו על העבודה עם קונסיסט וצוות Doxi?
"מאוד התרשמנו מהמקצועיות היישר מההתחלה כאשר הם הציגו לנו את המערכת וכיום, אחרי שאנחנו משתמשים במערכת באופן רחב-היקף, אני יכול לומר שאנחנו מקבלים שירות מקצועי וזמין לאורך כל הדרך. דור והצוות ליוו אותנו בתהליך ההטמעה, סייעו בהתאמות הנדרשות ונותנים מענה מהיר לכל שאלה או בקשה. מבחינתנו מדובר בשיתוף פעולה מוצלח מאוד."
לסיכום?
הטמעת מערכת Doxi במועצה האזורית תמר אפשרה לנו להפוך את תהליך ניהול החוזים מול ספקים לתהליך דיגיטלי מלא, יעיל ומבוקר. השילוב בין חתימה דיגיטלית, אוטומציה של תהליכי אישור ויכולת התממשקות למערכות הליבה של הארגון מסייע למועצה לחסוך זמן, לשפר את הבקרה ולייעל את העבודה מול כלל הגורמים המעורבים בתהליך.
תודה רבה, לירון! קונסיסט ו-Doxi גאים להיות חלק מהפעילות של ארגון מרשים כמו המועצה האזורית תמר!
