המכללה האקדמית עמק יזרעאל נמנית עם המוסדות האקדמיים המובילים בישראל. היא מונה אלפי סטודנטים.ות, ומציעה מגוון רב של תארים ראשונים ושניים, סביבה קהילתית חמה, ושמה דגש מתמשך על יחס אישי וחוויית סטודנט.ות איכותית ומתקדמת. לצד מצוינות אקדמית, המכללה משקיעה רבות בחדשנות טכנולוגית ובשדרוג תהליכים ארגוניים, מתוך תפיסה שחוויית השירות היא חלק בלתי נפרד מהחיים בקמפוס.
במכללה האקדמית עמק יזרעאל קיימים מעונות אטרקטיביים – איכותית וכלכלית. ניהול הבקשות למעונות כלל לאורך השנים תהליך עתיר מסמכים, החתמות, חוזים, בדיקות ואישורים – לרבות חתימות בני זוג במקרים של מגורים זוגיים ומילוי פרטים חוזרים. המציאות הזו יצרה עומס והובילה להבנה ברורה: הגיע הזמן לפשט, לדייק ולדגטל.
בעבר נדרשו הסטודנטים להוריד חוזים, להדפיס, למלא ידנית, לסרוק, לצרף מחדש ולהמתין – בזמן שהצוות האדמיניסטרטיבי השקיע שעות ארוכות בבדיקות, תיקונים וסבבים חוזרים של טיפול במסמכים.
כדי להפוך את התהליך למהיר, חכם ודיגיטלי, בחרה המכללה להטמיע את מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi מבית קונסיסט, כחלק ממהלך רחב של דיגיטציה ארגונית.
ביקשנו מראנדה חתוקאי, מנהלת תחום תוכנות מנהל תלמידים באגף מערכות מידע במכללה, לשתף באתגר, בתהליך ובפתרון.
ראנדה, איך נראה התהליך לפני ההטמעה?
"בעבר, תהליך הרישום למעונות היה ידני ומורכב. הסטודנטים מילאו טופס מקוון, אבל במקביל נדרשו להוריד חוזה מפורט של עשרות עמודים – למלא בו שוב נתונים שכבר קיימים אצלנו במערכת ה-ERP ‘גלבוע’, להחתים בן/בת זוג במקרה של דירה זוגית, לסרוק ולהעלות מחדש. לאחר מכן הצוות היה צריך לבדוק כל חוזה, לוודא דיוק בפרטים, ואם משהו לא היה תקין – להחזיר, לתקן, ולהתחיל שוב את כל הסבב. זה היה תהליך ארוך, מסורבל ושוחק – גם לסטודנטים וגם לצוות."
ולכן חיפשתם פתרון חתימה דיגיטלית?
"בהחלט. המטרה הייתה ברורה – להפוך את כל מסלול החתימות והתיעוד לאוטומטי, דיגיטלי וחכם. היום, בזכות Doxi, אין צורך להוריד חוזה, להדפיס או לסרוק. המערכת מתממשקת למערכת ‘גלבוע’ – ה-ERP שלנו – וכל הנתונים מוזנים אוטומטית למסמכים. הסטודנט פשוט נכנס, רואה את החוזה כשהוא כבר מלא בפרטים שנמשכו אוטומטית באמצעות API, וכל מה שנדרש ממנו זה רק לחתום דיגיטלית. אם נדרשת חתימת בן/בת זוג – המסמך מועבר אליהם אוטומטית. לאחר מכן הוא ממשיך לאישור ולחתימה של ההנהלה. ואם יש צורך בתיקון – עושים זאת בקלות, בלי להקים מחדש טפסים."
נשמע מצוין. איך הייתה העבודה מול צוות Doxi?
"בשמחה רבה אני אומרת – החוויה הייתה פשוט נפלאה. פנינו למספר ספקים של מערכות חתימה דיגיטלית, ובסוף הייתה לנו נטייה ברורה להמשיך עם קונסיסט – גם בגלל הקשר הקיים, גם בזכות היכולות הטכנולוגיות הגבוהות והמקיפות של Doxi, וגם בזכות שביעות הרצון הגבוהה ממערכת התקשורת הרב-ערוצית Glassix שמיושמת אצלנו במרכז המידע.
תהליך האפיון והיישום, שנוהל על ידי עידן טלר, היה מקצועי בצורה יוצאת דופן. כל שינוי וכל התאמה נעשו במהירות, בשיתוף פעולה מלא ובצורה נעימה ומכבדת. הכול הוגדר ונכתב בצורה מסודרת וברורה, והיה פשוט כיף לעבוד אתו – עידן מקצועי, שירותי, וגם בן אדם נהדר."
והתוצאה?
"המערכת עלתה לאוויר לאחרונה, ומהר מאוד נכנסה לפעילות מלאה. התהליך היום פשוט, ברור ודיגיטלי. אנחנו חוסכים זמן, מצמצמים טעויות, מפחיתים עומס אדמיניסטרטיבי, ומשפרים משמעותית את חוויית השירות לסטודנטים. אין ספק – זו קפיצת מדרגה משמעותית."
לסיכום:
במכללה האקדמית עמק יזרעאל Doxi היא הרבה מעבר למערכת חתימות. היא נדבך מרכזי במהלך עומק של חדשנות ארגונית, מתוך מחויבות מתמדת ליצירת חוויית סטודנט.ית איכותית, זמינה ומתקדמת.
תודה רבה, ראנדה! לך ולכל הצוות במכללה! קונסיסט גאה להיות חלק מהפעילות של ארגון מוביל כמו שלכם!
