Joytech היא קבוצה חקלאית בינלאומית מובילה הפועלת באתיופיה ובעולם, המתמחה בגידול, ריבוי ושיווק של צמחים, עשבי תבלין טריים, ירקות ופרחים לשווקים מקומיים וגלובליים. החברה נשענת על יותר מ-40 שנות ידע חקלאי מצטבר ועל כ-20 שנות פעילות באתיופיה. היא מפעילה שתי חוות מרכזיות באזור הרמה הירוקים של אתיופיה, בסמוך לאדיס אבבה, ונהנית מתנאי גידול מיטביים לצד לוגיסטיקה מתקדמת ושרשרת קירור מבוקרת התומכת בעמידה בתקני בטיחות מזון אירופאים מחמירים. הקבוצה מעסיקה למעלה מ־1,400 עובדים קבועים.
ביקשנו מרועי ברוש, Chief Business Officer ב-Joytech, שיספר לנו על תהליך הטמעת מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi בארגון ועל התהליכים שהיא מאפשרת לייעל.
רועי, מה הוביל אתכם לחפש פתרון חתימה דיגיטלית?
כחברה גדולה עם מגוון רחב מאוד של מוצרים ותהליכים, אנחנו מתמודדים עם אלפי מסמכים שנדרשים לחתימה באופן שוטף: תעודות ניפוק, הזמנות רכש, הצעות מחיר, מסמכים פיננסיים, בקשות פנימיות וממשקי עבודה חיצוניים. עד לאחרונה, חלק משמעותי מהתהליכים התבצעו באופן ידני, עם הדפסות, חתימות בעט וחיפוש פיזי אחר מנהלים שיחתמו. זה יצר עומס אדמיניסטרטיבי משמעותי, חוסר שקיפות ולעיתים גם עיכובים.
אילו אתגרים מרכזיים ביקשתם לפתור?
האתגר העיקרי היה לייעל תהליכים ולצמצם את התלות בחתימות פיזיות. היו מקרים שבהם מסמכים הועברו במייל כקובצי PDF, ולא תמיד היה ברור מי חתם ומי עדיין לא. התנועה הפיזית בין מחלקות ואתרי פעילות יצרה עיכובים, במיוחד בארגון עם פעילות מבוזרת. חיפשנו פתרון שייתן לנו שליטה מלאה, בקרה ברורה ותהליך דיגיטלי מסודר.
תוכל לתת דוגמה לתהליך ש-Doxi ייעלה באופן משמעותי?
אחד היישומים המשמעותיים היה בתחום המחסנים. יש לנו מספר רב של מחסנים, הפרוסים באופן מבוזר, כולל מחסן כללי עם כאלף פריטים. בעבר, כאשר עובד היה צריך להוציא פריט מהמחסן, הוא נדרש היה להגיע למשרד כדי להנפיק תעודת ניפוק, להמתין לחתימת מנהל ואז לחזור למחסן להשלמת התהליך. זה היה עלול לקחת יום ואף מספר ימים. לאחר הטמעת Doxi יצרנו תהליך דיגיטלי שבו המוצרים מסומנים בברקוד, המחסנאי יוצר באמצעות המערכת תעודה דיגיטלית ושולח אותה למנהל בלחיצת כפתור, והחתימה מתבצעת מיידית דרך המערכת. תהליך שבעבר נמשך יום מתקצר כיום לדקות ספורות. עבור קבוצה כמו שלנו, עם אלפי פריטים הקשורים בתחומי החקלאות ואחרים, זה שינוי משמעותי.
מי מזניק היום את תהליכי החתימה הדיגיטלית בארגון?
התהליכים יכולים להיות מוזנקים ממספר יחידות, לרבות רכש וכספים. ברמה האישית, אני מבקש שכל מסמך המחייב חתימה יעבור דרך המערכת. בין אם מדובר במסמך מבוסס תבנית ובין אם במסמך חופשי, הכול מתנהל דרך Doxi. זה מאפשר שליטה ריכוזית וברורה על כלל החתימות בארגון ומאפשר לייעל באופן דרמטי מגוון עצום של תהליכים.
כיצד המערכת שיפרה את יכולת הניהול והבקרה שלכם?
המעבר לדיגיטל מאפשר לנו לנהל את הארגון באופן היעיל והמיטבי. אין צורך לרדוף אחרי חתימות פיזיות או להדפיס מסמכים. כל התהליך מתועד, שקוף ונגיש. הנהלה יכולה לעקוב אחר סטטוס מסמכים בזמן אמת, והשליטה על תהליכים חוצי ארגון השתפרה משמעותית.
איזה תפקיד מילאה האינטגרציה עם מערכת Priority?
ברגע שחיברנו את Doxi ל-Priority, נפתחו בפנינו אפשרויות רבות לייעול תהליכים נוספים. הבנו שאנחנו יכולים לממשק אינספור תהליכים חוצי ארגון וליצור רצף עבודה דיגיטלי מלא. החיבור למערכת הליבה הארגונית היה צעד משמעותי בהרחבת השימוש.
מה מתוכנן להמשך?
אנחנו בתהליך הרחבה של המערכת למחסנים נוספים, לתחנת הדלק, למחסני דשנים וזרעים ולתהליכים אדמיניסטרטיביים ופיננסיים נוספים. לאחר שהקמנו את התשתית הדיגיטלית, ברור לנו שיש פוטנציאל להרחיב את השימוש במערכת בכלל החברה, שלה פעילות בינלאומית רחבה.
תוכל לומר כמה מילים על העבודה מול צוות Doxi בקונסיסט?
בשמחה. העבודה הייתה מקצועית מאוד. צוות Doxi בראשות דור, יוסי ועידן ליווה אותנו באופן צמוד ודייק את המערכת בהתאם לצרכים שלנו ולממשק עם Priority. ההטמעה התבצעה בצורה מסודרת וממוקדת תוצאה, ואנחנו כבר מתכננים יחד את שלבי ההרחבה הבאים.
לסיכום?
יישום Doxi ב-Joytech מהווה חלק משמעותי במהלך הטרנספורמציה הדיגיטלית של הארגון, ומאפשר מעבר מתהליכים ידניים ומבוזרים למערכת חתימות דיגיטלית ריכוזית, מבוקרת ויעילה, התומכת בצמיחה ובפעילות הגלובלית של החברה.
תודה רבה, רועי – לך ולכל הצוות ב Joytech! קונסיסט ו-Doxi גאים להיות חלק מהפעילות של קבוצה מובילה וחשובה כמו שלכם!
