תוכנת חתימות דיגיטליות לארגונים: כך ארגונים מובילים משנים תהליכים עסקיים

תוכנת חתימות דיגיטליות: לא רק חתימה, אלא מנוע לתהליכים עסקיים

רוב הארגונים כבר מבינים שהגיע הזמן לעבור לחתימה דיגיטלית. השאלה המרכזית כיום איננה האם להשתמש בתוכנת חתימות דיגיטליות, אלא כיצד להשתמש בה בצורה שתשנה באמת את הדרך שבה הארגון עובד.
בארגונים רבים חתימה על מסמך היא רק שלב אחד בתוך תהליך עסקי רחב יותר: הצטרפות לקוח, חתימת חוזה, קליטת עובד, אישור ספקים או הסכמים פיננסיים. כאשר החתימה הדיגיטלית משולבת בתהליך עבודה חכם, היא יכולה לקצר ימים של עבודה לכמה דקות בלבד.

לכן תוכנת חתימות דיגיטליות מודרנית אינה רק כלי להחתמה על מסמכים – אלא פלטפורמה לניהול תהליכים עסקיים שלמים בצורה דיגיטלית.

הבעיה האמיתית אינה החתימה אלא התהליך העסקי כולו

כאשר בוחנים תהליכי חתימה בארגונים מגלים דבר מעניין: פעולת החתימה עצמה אורכת כמה שניות בלבד, אבל התהליך סביב המסמך יכול להימשך ימים ואף שבועות.
תהליך חתימה טיפוסי כולל:

• שליחת המסמך
• איתור החותמים
• העברת המסמך בין מספר גורמים
• שליחת תזכורות למי שלא חתם
• בדיקה שהמסמך הושלם
• שמירת המסמך בארכיון הארגוני

כאשר התהליך הזה מתבצע ידנית באמצעות מיילים וקבצים מצורפים, נוצרים עיכובים רבים: מסמכים הולכים לאיבוד, חתימות מתעכבות ולעיתים קשה לדעת היכן המסמך נמצא.
תוכנת חתימות דיגיטליות מתקדמת פותרת בדיוק את הבעיה הזו: לא רק את החתימה עצמה, אלא את כל התהליך סביב המסמך.

אחד מלקוחות מערכת Doxi סיכם את זה יפה כשאמר לנו: עם המערכת שלכם, כל מסמך הוא תהליך דיגיטלי יעיל ומהיר!

חתימה דיגיטלית כחלק מאוטומציה של תהליכים

הערך האמיתי של תוכנת חתימות דיגיטליות מתגלה כאשר היא משתלבת בתהליכים אוטומטיים.
לדוגמה, בתהליך הצטרפות לקוח:

• המערכת יוצרת אוטומטית חוזה
• המסמך נשלח לחתימה דיגיטלית
• הלקוח חותם מהטלפון
• לאחר החתימה מתבצעת פתיחת חשבון במערכת
• הליך שבעבר דרש מספר עובדים וכמה ימים של עבודה יכול להסתיים בתוך דקות.
• כאשר חתימות דיגיטליות משתלבות בתהליכים אוטומטיים, הארגון לא רק חוסך נייר – הוא משנה לחלוטין את מהירות העבודה.

איך ארגונים מובילים בישראל משתמשים ב-Doxi חתימה דיגיטלית

ארגובים רבים בישראל כבר משלבים מערכת חתימה דיגיטלית כחלק מתהליכי העבודה שלהם. הדוגמאות הבאות ממחישות כיצד Doxi משנה תהליכים עסקיים בתחומים שונים.
לחצו על הכותרת לצפייה בסיפור לקוח המלא:

<<קבוצת אורון:  ניהול חתימות בארגון גדול

קבוצת אורון, אחת מחברות התשתיות הגדולות בישראל, משתמשת בתוכנת חתימות דיגיטליות כדי לנהל תהליכי חתימה מול עובדים, ספקים ולקוחות.המערכת מאפשרת לנהל תהליכים בתחומי משאבי אנוש, רכש ותפעול בצורה דיגיטלית, ללא צורך בהדפסה ובמעקב ידני אחרי מסמכים:

<<קבוצת הפניקס: החתמת לקוחות וסוכנים מרחוק

בתחום הפיננסים והביטוח תהליכי חתימה הם חלק מרכזי בפעילות היומיומית.
קבוצת הפניקס משתמשת בפתרון חתימות דיגיטליות כדי להחתים לקוחות וסוכנים על מסמכים פיננסיים בצורה מהירה ומאובטחת. המסמכים נשלחים לחתימה מרחוק, והתהליך כולו מתועד ומנוהל בצורה דיגיטלית.

<<קבוצת ZAP :ניהול חוזים עם שותפים עסקיים

קבוצת ZAP משתמשת במערכת חתימות דיגיטליות כדי לנהל הסכמים עם לקוחות ושותפים עסקיים.
היכולת לשלוח מסמכים לחתימה ולקבל אותם חתומים במהירות מאפשרת להאיץ תהליכים עסקיים ולשפר את יעילות העבודה מול גורמים חיצוניים.

<<חברת דיפלומט: חתימות דיגיטליות בארגון גדול

חברת דיפלומט, אחת מחברות ההפצה הגדולות בישראל, משתמשת בחתימות דיגיטליות בתהליכי משאבי אנוש ותפעול.
המערכת מאפשרת להחתים עובדים וספקים בצורה דיגיטלית, ולנהל תהליכים ארגוניים בצורה יעילה גם בארגון גדול ומבוזר.

<<איזוטופ: חתימות דיגיטליות בפרויקטים הנדסיים

חברת איזוטופ, הפועלת בתחום בדיקות הבנייה והתשתיות, משתמשת בחתימות דיגיטליות כחלק מניהול מסמכים בפרויקטים הנדסיים.
המערכת מאפשרת לנהל מסמכים ואישורים לאורך חיי הפרויקט ולייעל את העבודה מול לקוחות וגורמים מקצועיים.

<<החברה לשירותי איכות הסביבה: תהליכים דיגיטליים בארגון ממשלתי

גם ארגונים ממשלתיים משלבים כיום את Doxi חתימה דיגיטלית כחלק מתהליכי העבודה.
החברה לשירותי איכות הסביבה, לדוגמא, משתמשת במערכת חתימות דיגיטליות לניהול אישורים ותהליכים ארגוניים, תוך שיפור היעילות ושמירה על בקרה מלאה על המסמכים.

<<קרן ההשקעות SPHERA :ניהול חתימות במסמכים פיננסיים

קרן ההשקעות SPHERA משתמשת בחתימות דיגיטליות לניהול מסמכים מול משקיעים וגורמים פיננסיים.
היכולת לשלוח מסמכים לחתימה בצורה מאובטחת ומהירה מאפשרת לייעל תהליכים פיננסיים ולנהל מסמכים בצורה מסודרת.

מה ההבדל בין כלי חתימה דיגיטלית פשוט לפלטפורמה ארגונית

יש הבדל משמעותי בין כלי חתימה בסיסי לבין מערכת חתימות דיגיטליות ארגונית.
כלי חתימה פשוט מאפשר בעיקר לשלוח מסמך ולקבל חתימה.
לעומת זאת, פלטפורמה ארגונית מתקדמת מאפשרת:

• ניהול תהליכי חתימה מורכבים
• מספר חותמים במספר שלבים
• אינטגרציה למערכות ארגוניות
• יצירת מסמכים אוטומטית
• מעקב ובקרה על תהליכים
  כאשר החתימה הדיגיטלית משתלבת בתהליכים העסקיים של הארגון, הערך העסקי שלה גדל משמעותית.

העתיד של תוכנות חתימה דיגיטלית

ארגונים כיום פועלים בסביבה דיגיטלית מלאה וחתימות דיגיטליות הופכות לחלק בלתי נפרד מתשתית העבודה הארגונית.
השלב הבא כבר אינו רק חתימה על מסמך, אלא:

• יצירת מסמכים אוטומטית
• ניהול תהליכים דיגיטליים
• אינטגרציה למערכות ארגוניות
• ניהול מחזור החיים של מסמכים

ארגונים שמיישמים תוכנת חתימות דיגיטליות כחלק מאסטרטגיית דיגיטציה רחבה נהנים לא רק מחיסכון בזמן – אלא גם משיפור חוויית הלקוח והגדלת היעילות הארגונית.

לסיכום

תוכנת חתימות דיגיטליות כבר אינה רק כלי טכנולוגי. היא חלק מרכזי בתשתית העבודה הדיגיטלית של ארגונים מודרניים.
כאשר היא משתלבת נכון בתהליכים עסקיים, היא מאפשרת להאיץ תהליכים, לשפר את היעילות הארגונית ולהעניק חוויית עבודה ושירות מתקדמת יותר.