בעיריית נהריה, בדומה לכל רשות מקומית גדולה, מתנהלים מדי יום עשרות תהליכים בתחום הרכש, הלוגיסטיקה וההנדסה – מול ספקים, קבלנים, יועצים וגורמים חיצוניים רבים. חוזים, הצעות מחיר, אישורים ומסמכים משפטיים נשלחים הלוך ושוב, ולעיתים נדרשות חתימות רבות לצורך השלמת כל תהליך. במשך שנים, שלבים אלה דרשו עבודה ידנית, הדפסות, סריקות ומעקב אינסופי – תהליך מסורבל שגזל זמן ומשאבים.
כיום, בזכות מערכת Doxi מבית קונסיסט, המציאות הזו השתנתה לחלוטין.
יפה בן חמו – מובילה שינוי דיגיטלי בעיריית נהריה
יפה בן חמו, אחראית המכרזים בעיריית נהריה, מנהלת את כל החוזים וההתקשרויות במינהל ההנדסה, אגף התברואה, אגף אחזקת מבני ציבור ובמחלקות החשמל, הגינון, המים והביוב. מדובר בעשרות קבלנים וספקים העובדים מול העירייה באופן שוטף, ולעיתים מאות מסמכים העוברים במערכת מדי חודש.
"המערכת מאוד נוחה ויעילה," מספרת יפה. "בעבר תהליך החתמת הקבלנים היה ארוך ומייגע – הדפסות, שליחויות, המתנה לחתימות, טעויות והחזרים. היום הכל מתנהל ב-Doxi, במהירות ובקלות. אני מעלה את המסמך למערכת, מוסיפה את הגורמים הרלוונטיים ואת השדות למילוי ולחתימה, והם מקבלים התרעה ישירות לנייד או למחשב. תוך דקות החוזה חתום – וכל התהליך מתועד בצורה מלאה."
חתימה דיגיטלית שהופכת תהליכים למיידיים
עם Doxi, כל שלב בתהליך ההתקשרות נעשה בצורה דיגיטלית, מאובטחת ויעילה.
- הקבלנים מקבלים את החוזים ישירות למכשיר הנייד או למחשב.
- הם יכולים לקרוא, לאשר ולחתום מכל מקום, בכל זמן.
- מערכת התזכורות האוטומטיות של Doxi דואגת שכל צד ישלים את החתימה בזמן.
“היום אנחנו חותמים על חוזים חדשים תוך זמן קצר,” אומרת יפה. “תהליכים שבעבר היו נמשכים ימים או שבועות – נסגרים במהירות ובמקצועיות. גם החיסכון בזמן וגם התחושה של שליטה ובקרה מלאה על התהליך – אלה דברים שפשוט משנים את צורת העבודה שלנו.”
מהפכה לא רק בעירייה – אלא בכל מגזר
ההצלחה של Doxi בעיריית נהריה היא דוגמה מובהקת לאופן שבו טכנולוגיית חתימה דיגיטלית מתקדמת משפרת תהליכים לא רק במגזר הפרטי, אלא גם בגופים ציבוריים וממשלתיים.
במגזר העסקי, Doxi מאפשרת לחברות מסחריות, בנקים וארגונים גדולים לקצר את זמני הסגירה של עסקאות, לשפר את חוויית הלקוח ולחסוך בעלויות תפעול. במגזר הציבורי, כמו בעיריית נהריה, היא מביאה עימה יתרון כפול – גם עמידה בתקנות אבטחת מידע וניהול מסמכים, וגם שיפור דרמטי בשירות לתושבים ולספקים.
המערכת מבוססת ענן (יש גם אפשרות ל-ON PREM) , פועלת בסביבה מאובטחת התואמת לתקני הרגולציה הישראליים והבינלאומיים, ומאפשרת אינטגרציית API מלאה עם מערכות ERP, CRM ו-Workflow ארגוניות. כך, כל ארגון – ציבורי או פרטי – נהנה מתהליך חתימה אחיד, מהיר ושקוף.
חוויה אנושית וטכנולוגית משולבת
מעבר לטכנולוגיה, ישנה גם את חוויית השירות מול צוות קונסיסט:
“כשאנחנו צריכים עזרה, התמיכה של קונסיסט תמיד זמינה. זה צוות מקצועי, סבלני ואכפתי. אני יודעת שתמיד יש מענה אמיתי מאחורי המערכת – וזה שווה המון" ציינה יפה.
ממשרד עמוס בניירת – לעירייה דיגיטלית מתקדמת
Doxi הפכה את עיריית נהריה לדוגמה ומופת לשירות עירוני דיגיטלי ויעיל:
כל חוזה, הצעה או מסמך נחתם בצורה קלה, מהירה ומבוקרת. המעבר מניירת ידנית לתהליך דיגיטלי אחיד הביא לשיפור עצום בפרודוקטיביות, בשביעות הרצון של הספקים ובזמן התגובה של המחלקות העירוניות.
“Doxi שינתה לגמרי את הדרך שבה אנחנו עובדים. היום הכול מתועד, מסודר, מהיר – והכי חשוב, פשוט. זו מערכת שמביאה איתה שקט תפעולי וביטחון", סיכמה יפה בן חמו.
קונסיסט גאה להיות שותפה דיגיטלית של עיריית נהריה, ולספק את הפלטפורמה שמייעלת את ניהול הרכש, ההנדסה והחתימות הדיגיטליות של העיר – צעד נוסף בדרך לעיר חכמה, יעילה ומתקדמת.
