חברת 'איזוטופ', אשר נוסדה בשנת 1974, הינה מעבדה מאושרת ע"י הרשות הלאומית להסמכת מעבדות ולביצוע בדיקות למספר רב של תקנים ומפרטים בכל השלבים במהלך חייהם של פרויקטים בתחום הבנייה והסלילה – החל משלב התכנון, דרך שלב הביצוע בשטח ועד שלבי סיום הבנייה או הסלילה ואישורם מול הרשויות השונות. שירותי איזוטופ הינם חלק אינטגרלי בפרויקטים לאומיים, קטנים כגדולים, החל מבנייתם של בתים פרטיים ועד מיזמי-ענק כמו בנייתם של נמלים חדשים או רכבות עיליות ותחתיות.
קבוצת איזוטופ מעסיקה כ-700 עובדים, ביניהם כ-150 מהנדסים, המהווים נדבך מקצועי בהתפתחותה של מדינת ישראל ב-50 השנים האחרונות בתחומי הבנייה והסלילה.
ביקשנו מצוות מערכות המידע של החברה לספר לנו אודות היישום של Doxi בארגון.
מה תוכלו לספר לנו איך הגעתם לקונסיסט ול-Doxi?
כחברה שעובדת מול הרבה מאוד גופים וגורמים בחברות בנייה ועבודות עפר, פיתוח וסלילה, חיפשנו פתרון מתקדם ויעיל של חתימות דיגיטליות לכלל תהליכי ההזמנות והצעות המחיר שאיזוטופ מפיקה דרך מערכת הפריוריטי. נחשפנו ל Doxi חתימה דיגיטלית של קונסיסט, כשאת קונסיסט אנחנו מכירים מזה שנים מתהליכים אחרים. קיבלנו הדגמה של הפתרון מרן לב בקונסיסט וצוות המערכת, והתרשמנו מהיעילות של המערכת ביצירה, ניהול והשלמת תהליכי חיתום דיגיטלים ובדגש בעבודה מול עסקים. בנוסף התרשמנו מיכולת האינטגרציה בעזרת ה-API של Doxi והאפשרויות השונות להזניק תהליכי חיתום בממשק מלא עם מערכת הפריוריטי. זה נתן לנו את הביטחון שזו הבחירה הנכונה עבורנו.
תוכל לספר קצת על כל תהליך האיפיון והיישום?
כן, זה בהחלט שלב קריטי להטמעה המוצלחת של המערכת: בשלב הראשון ביצענו ביחד עם הצוות של קונסיסט אפיון מסודר ומעמיק של הדרישות שלנו בארגון אל מול המסמכים השונים המופקים כיום מפריוריטי. היה לנו חיוני שהפתרון שיוטמע ויאפשר לצוות השיווק והמכירות עבודה גמישה מאוד בשילוב מערכת הפריוריטי, וכן שתהיה לנו את היכולת להתאים בקלות את תהליכי ההחתמה לארגונים מולם אנו עובדים. כחברה המספקת בדיקות בטון ותקנים בפרוייקטים של בנייה וסלילה, רבים מהלקוחות שלנו הם חברות הנדל"ן שאצלן Doxi כבר היום מיושמת בהצלחה רבה, וזה בהחלט חיזק את הבחירה ב-Doxi.
לאורך כל תהליך האיפיון והיישום, הצוות של קונסיסט עבד באופן הרמוני מול מנהל המערכת של ה'פריורטי' אצלנו בחברה, העבודה הייתה מאוד מסודרת ומקצועית, עם שיתוף פעולה מלא עד העלייה לאוויר וגם לאחריה.
אז איך בעצם עובד התהליך?
כאשר אנחנו צריכים להחתים לקוח או שותף עסקי על הזמנה או הצעת מחיר – ומדובר כמובן בעניין יומיומי, המשתמש אשר מפיק את ההזמנה נכנס ל'פריוריטי', מגדיר את תנאי ההסכם עפ"י הנדרש ומזניק את סבב החתימות ישירות מ'פריוריטי' ללא כל שימוש במערכת נוספת וללא צורך בביצוע פועולות נוספות.
חיוני להבין שאנחנו עובדים עם פריוריטי כמערכת ליבה, ולכן היה לנו מאוד חשוב ליצור אינטגרציה שתתאים באופן מדוייק לתהליכים שלנו כיום עם מינימום שינויים. Doxi נכנסה באופן מושלם לתמונה ובכך איפשרה למשתמשים בארגון בלחיצת כפתור להפיץ מסמכים לחתימה ע"י הפצה של מייל/SMS ייחודיים עם לינק לחתימה, הלקוח ממלא וחותם – ובסיום שלב החתימה, המסמך החתום חוזר באופן אוטומטית למקומו ב'פריוריטי'.
בנוסף, באמצעות הדשבורד של Doxi אנחנו יכולים לעקוב ולנהל בקלות את המידע, לקבל סטטוס רחב יותר על תהליכי החיתום השונים בזמן אמת, ולבסוף לייצר תיעוד מלא של כל מה שקרה וקורה עם כל תהליך של מסמך.
איך היית מגדיר את המערכת מבחינת קלות השימוש וחווית המשתמש?
כחברה שפועלת מזה עשורים, יש לנו ניסיון רב ביישום והטמעה של מערכות דיגיטל ותוכנה. ניתן לומר כי בוודאות האינטגרציה של Doxi לפריוריטי הפתיעה אותנו במהירה ובקלות שלה.. בעצם כל הקסם עובד מאחורי הקלעים: אין ריבוי מערכות והמשתמשים עובדים עם הפריוריטי הקיים בארגון, ממשיכים לייצר תהליכים כפי שעבדו תמיד ולמשתמש הדברים שקופים – פריוריטי ו-Doxi כבר מדברות ביניהן. חשוב לנו לציין כי זה מאוד מאוד הקל את ההטמעה של המערכת בארגון.
מהם לדעתך היתרונות המרכזיים של Doxi?
מלבד כל מה שציינו, יתרון מרכזי נוסף של Doxi בא לידי ביטוי בעבודה מול עסקים. המערכת יודעת לתת מענה קל וידידותי גם בצד של החברה והמשתמש וגם בצד של משתמש הקצה החותם על המסמכים עם החתימה והחותמת של העסק בין עם מדובר בלקוח או ספק של איזוטופ, שהם בעצמם לבסוף עסקים. וזה יתרון עצום..
אתגר נוסף שהצבנו בפני צוות הפיתוח בקונסיסט וקיבל מענה מהיר ומדוייק היה היכולת להתאים את המסרים הנדרשים לחתימה בהתאם לדרישות העיצוב והמיתוג שלנו. כשאנחנו שולחים מסמך לחתימה ללקוח, במייל למשל, רצינו לייצר עיצוב אישי ומותאם עבורנו ובכך הלקוחות יכולים להיות בטוחים שהמסמך אכן הגיע מאתנו, דבר שמאוד עוזר למנוע חששות שעולות באופן טבעי כאשר מקבילים לינק לחתימה במייל או בהודעת SMS.
צוות הפיתוח בקונסיסט נתן לנו מענה מותאם לצרכים שלנו במגוון היבטים, וזה אולי היתרון הכי גדול של Doxi – העובדה שמדובר במוצר שמאחוריו עומדת קונסיסט, חברה עם ניסיון של עשרות שנים ביישום פתרונות תוכנה, עם צוות גם בצד הפיתוח, היישום ואנשי התמיכה הטכנית – שנותנים לנו את כל המעטפת הנדרשת סביב כל פרויקט. במקרה הזה Doxi היא הרבה יותר ממערכת חתימות דיגיטלית – היא מספקת לנו פתרון להמון תהליכים ארגוניים פנימה והחוצה כאחד – מול לקוחות, ספקים, שותפים עסקים ואפילו עובדים שונים כמו נהגים – כיף לעבוד ככה עם חברה כמו קונסיסט שמאפשרת לכל הקסם הזה לקרות, יום יום.
אז מה היו התוצאות של הטמעת המערכת?
בראש ובראשונה, יישום המערכת נתן פוש טכנולוגי אדיר והגדלת הפרודוקטיביות לתהליכים של מחלקת השיווק אצלנו שעובדת ישירות מול הלקוחות כיום. המערכת מספקת יתרון משמעותי – עם תפעול יעיל ופשוט של מגוון תהליכי העבודה מול המשתמשים השונים, חסכון עצום בזמן, ולא פחות חשוב – חווית לקוח מוצלחת.
משהו על העבודה מול הצוות של Doxi בקונסיסט?
מהשלב הראשון של תהליך המכירה דרך האפיון המעמיק של הדרישות שלנו, ועד היישום והליווי שלאחר השקת המערכת, כל התהליך היה מדוייק ומקצועי. לצוות של קונסיסט היה חשוב לאורך כל הדרך ללמוד ולהבין לעומק את הצרכים של 'איזוטופ' ולספק מענה מיטבי ומהיר לכל אתגר וצורך שעלו. בכל השלבים עבדנו מול צוות היישום של המערכת – יחד עם אלי שדה בצד התמיכה והשירות ויוסי שלום, מנהל חטיבת הפיתוח, ובכל שלבי האינטגרציה מול הפריוריטי הצוות הסופר מקצועי של קונסיסט נתן לנו פתרונות מעולים ומהירים תוך עמידה קפדנית בלוחות הזמנים הקצרים. תענוג לעבוד עם צוות שכזה!
