החברה לשירותי איכות הסביבה בע"מ (ESC) היא חברה ממשלתית שהוקמה בשנת 1990 כדי לטפל בכל הפסולות המסוכנות המיוצרות בישראל, תוך שמירה והגנה קפדנית על איכות הסביבה. החברה מספקת מגוון רחב של פתרונות ושירותים בתחום איכות הסביבה לתעשייה, מכוני מחקר, מעבדות ועסקים. החברה מתפעלת מפעל שנמצא בפארק אקו-תעשייתי בנגב בנאות חובב, המטפל בשיטות מהמתקדמות בעולם במגוון רחב של פסולות מסוכנות. כמו כן, החברה מהווה זרוע ביצוע ממשלתית לניהול מגה פרויקט שיקום קרקעות מזוהמות של המדינה.
ביקשנו מדני הוכמן – מנהל מערכות מידע של החברה, לספר לנו אודות היישום של מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi בארגון.
דני, תוכל לספר לנו איך הגעתם לקונסיסט ולמערכת החתימות הדיגיטליות Doxi?
כמובן. את קונסיסט אנחנו מכירים מזה שנים כיוון שמערכת אחרת שקונסיסט מיישמת – SysAid Service Desk – מוטמעת כאן מזה שנים בהצלחה רבה. הצורך בפתרון להחתמה דיגיטלית על מסמכים עלה כיוון שכמפעל אסטרטגי העוסק, בין השאר, בחומרים מסוכנים, קיימים בארגון מספר רב של תהליכים הדורשים החתמה על מסמכים ארגוניים מגוונים וסבבי אישורים.
איזה סוג של טפסים ותהליכים דיגיטלים אתם יוצרים באמצעות Doxi?
היישום שקונסיסט יצרה עבורנו עם Doxi מאפשר לנו ליצור בקלות רבה מאוד טפסים אינטראקטיביים אשר נמצאים במערכת הארגונית. בדרך זו, המשתמשים בארגון שיש להם הרשאות מתאימות, יכולים להזניק תהליכים וליצור טפסים אינטראקטיביים אד-הוק, בזמן אפס, בהתאם לצורך. השימוש במערכת החל למעשה בתקופת הקורונה כשהמערכת וקונסיסט עזרו לנו מאוד להחתים עובדים, מבקרים וקבלני משנה על הצהרת הבריאות שנדרשה באותה תקופה.
מהר מאוד אחרי שהתחלנו להשתמש במערכת הבנו את היתרונות שלה והבנו שניתן להשתמש בה למגוון כמעט אינסופי של תהליכים. התחלנו להרחיב את השימוש בה בתהליכים רבים אחרים, ונוכחנו שהיא עובדת מדהים, בצורה יציבה מאוד וחוסכת לנו טונות של זמן ומשאבים. עם Doxi, כל תהליך של מילוי והחתמת עובדים ושותפים עסקיים על מסמכים הפך למהיר ויעיל במיוחד.
הטפסים והתהליכים הדיגיטליים אצלנו יכולים לכלול, למשל, טופס הצהרת עובדים, הנדרש על-ידי הרגולטור, אותו ניתן להפיץ למשתמשים הרלוונטיים – עובדים, ספקים, קבלני משנה ואחרים, ושורה ארוכה של טפסים ותהליכים. Doxi גם מאפשרת לנו לבצע מעקב מלא אחר כל התהליכים והטפסים – מי מילא ומי עדיין לא, מתי חתם ועוד, לשלוח תזכורות למי שעדיין לא חתם, ולזרז תהליכים וחתימות במידת הנדרש.
ככל שהשימוש במערכת התרחב, יותר ויותר תהליכים עברו אצלנו ל-Doxi, כולל עבודה והחתמת מסמכים ופרוטוקולים מול הדירקטוריון, היועצים המשפטיים, ספקים חיצוניים, משרדי ממשלה – הכל היום ב-Doxi. התהליך מהיר ויעיל מאוד – לוקחים כל מסמך אופיס, הופכים אותו ל-PDF, מסמנים את השדות למילוי ולחתימה ואת המשתתפים בסבב החתימות, ומפיצים. המערכת נותנת מענה גם למסמכים מורכבים עם תהליכים מרובים וצ'ק בוקסים – ותהליכים שבעבר הצריכו ימים ואפילו שבועות, מסתיימים עם Doxi תוך דקות. הטפסים הם רספונסיבים וניתן למלא ולחתום עליהם בקלות- בדסקטופ, בטאבלט ובנייד.
תוכל לספר לנו קצת על העבודה מול צוות המערכת בקונסיסט?
ראשית, בזמנו – כשעלה הצורך להחתמות עובדים ומבקרים על הצהרת בריאות, הצוות בקונסיסט הקים לנו את המערכת בזמן אפס, מה שאפשר לנו להמשיך לעבוד ללא הפרעה. כך גם היום – בכל פעם שעולה אתגר מסוים, הצוות בקונסיסט מספק לנו את כל התמיכה והעזרה שרק אפשר, בשירותיות ובמקצועיות נהדרת. סרטוני ההדרכה של המערכת הם מפורטים וידידותיים מאוד, ומאפשרים לנו להכשיר עובדים ונציגים במהירות רבה להשתמש במערכת, גם זה היבט מעולה של הפתרון.
תודה גדולה, דני, על סיפור הלקוח ושיתוף הפעולה! החברה שלכם עושה דברים חשובים מאין כמותם, וקונסיסט גאה להיות חלק מהפעילות המדהימה הזו שלכם!
