כיצד מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi מבית קונסיסט מאפשרת ל'דיפלומט', מקבוצות השיווק והמכירה המובילות למוצרי צריכה ומזון – לנהל ביעילות תהליכי HR ולוגיסטיקה

חברת 'דיפלומט' היא מהחברות המובילות בישראל בהפצת מוצרי צריכה ומזון. כיחידה העסקית המייסדת של קבוצת דיפלומט העולמית, החברה פועלת מזה 50 שנה ומספקת ללקוחותיה שירותים מקיפים בניהול פתרונות שרשרת אספקה לצד פורטפוליו רחב ביותר של מוצרי צריכה ומזון. מערך ההפצה של דיפלומט בישראל לבדה כולל 3000 נקודות מכירה ו-900 לקוחות נוספים בשוק המלונאות, המזון וההסעדה וכן תמיכה קמעונאות מקוונת.

ביקשנו מנאור גוטמן, סמנכ"ל תהליכים ושירות עסקי ב'דיפלומט', לספר לנו על היישום של המערכת בארגון.

נאור גוטמן, סמנכ"ל תהליכים ושירות עסקי ב'דיפלומט', תוכל לספר לנו איך הגעתם לקונסיסט ול- Doxi?

כמובן. את קונסיסט מערכות אנחנו מכירים דרך שתי מערכות אחרות שלה המיושמות אצלנו בהצלחה – מערכת ניהול הקריאות  SysAid  ומערכת התקשורת הרב-ערוצית GLASSIX. כשחיפשנו מערכת חתימות דיגיטליות, בחנו את היכולות של Doxi וראינו שהיא מספקת מענה מקיף למגוון תהליכים עסקיים וארגוניים עבורם חיפשנו פתרון.

באילו תהליכים אתם משתמשים בה בעיקר?

Doxi מאפשרת לנו להשיג דיגיטציה מלאה של מגוון תהליכים ארגוניים בהיבטים שונים,  ובעיקר בתהליכי HR וקליטה וניהול שוטף של עובדים. המערכת מיושמת אצלנו באופן מלא במחלקת משאבי אנוש ומאפשרת לנו לטפל ביעילות רבה במגוון גדול של תהליכים, כולל החתמת עובדים על חוזי העסקה בתהליכי ONBOARDING, ניהול והפצת טפסי עובדים שונים במחזור חיי העובד, וכן תהליכי WORK FLOW בתחום ה-IT. בנוסף, 'דיפלומט', כחברה בינלאומית, הטמיעה את המערכת גם בפעילות שלנו בדרום אפריקה ובהתאם לצרכים נוספים הקיימים בקבוצה. תודות ל-Doxi, תהליכים שבעבר היו מסורבלים, כיום יכולים להסתיים תוך דקות. 

תוכל לספר על ההתייעלות ש-Doxi אפשרה בהיבט של תהליכי HR?

Doxi אפשרה לנו להפוך את כל ההיבטים של ניהול והפצת טפסים ומסמכי עובדים לכאלו המתבצעים באופן דיגיטלי וחוויתי מקצה לקצה. לפני יישום המערכת היינו שולחים לעובדים טפסים בפורמאט PDF, אותם הם היו צריכים להדפיס, למלא ידנית ואז לסרוק או לצלם ולשלוח חזרה. עם Doxi, כל התהליכים האלו, שהיו מן הסתם כרוכים בלא מעט טרחה – גם מצד המחלקה וגם מצד העובדים, מסתיימים תודות ליישום של המערכת תוך דקות. הצוות ב-HR טוען את המסמך הנדרש למערכת, ממקם בשניות את השדות למילוי ולחתימה, המערכת אוספת אוטומטית את הפרטים של העובד ממערכות הליבה באמצעות API, והעובד מקבל את המסמך מיידית ויכול למלא בנוחות את השדות ולחתום על גבי מסך הסמארטפון או במחשב. המערכת קולטת בחזרה את הנתונים והמסמך החתום נשלח לסבב חתימות, במידה והדבר נדרש. הדשבורד של המערכת מאפשר לנו לעקוב ולראות מי מהעובדים מילא את הטפסים הנדרשים ולשלוח תזכורות כדי לזרז התייחסות.

איך התקבלה המערכת בארגון? מצד יוצרי התהליכים? העובדים?

הקלות שבה ניתן להפוך כל מסמך לדיגיטלי בלחיצת כפתור, ואז ליצור תהליך סבב חתימות ולהפיץ אותו מיידית לסמארטפונים ולמחשבים של המשתמשים, הופכת את המערכת לכזו שקשה להבין איך אפשר להתנהל בלעדיה. יש לנו בחברה הרבה מאוד סוגים של טפסים, ו-Doxi אפשרה לנו ליצור קיטים של מסמכים, מה שמייעל עוד יותר את העבודה. גם העובדה שהמערכת פועלת בענן של AZURE הופכת את כל התפעול שלה לקל, מהיר ופשוט ביותר. העובדים יכולים להתרכז בביצוע תהליכים קריטיים כגון השלמת הסכמים וביצוע משלוחים ולא לבזבז זמן ביצירה, הגשה ומעקב אחר חוזים ומסמכים.

Doxi  מרכזת עבורם את כל התהליכים בנוחות בממשק ניהול התהליכים, וכך חוסכת לנו כארגון משאבים רבים, כמו גם את ההדפסה, הנייר, השליחים, המשלוחים, שירותי דואר והאחסון של המסמכים.

 תוכל לספר קצת על העבודה מול הצוות של ה-Doxi בקונסיסט?

במילה אחת: תענוג! לצד הטכנולוגיה והקלות והיעילות של המערכת, חברי הצוות בקונסיסט אפיינו את הצרכים שלנו באופן מאוד מקצועי, והיישום היה מהיר וסופר יעיל. הם למדו היטב את התהליכים בתוך הארגון, הגדירו את תפיסת הפתרון, ומרגע שהמערכת יושמה, המשתמשים בארגון יכלו באופן מהיר מאוד ליצור מסמכים ותהליכים דיגיטלים. כמו שחווית העובדים והמשתמשים מהמערכת היא מצויינת, כך גם החוויה שלנו, כמי שעבדו מול הצוות של קונסיסט ביישום המערכת. לא יכולנו לבקש פתרון טוב יותר. אנחנו מקבלים שירות ותמיכה מעולים ועזרה שוטפת בהקמת תבניות ותהליכי דיגיטציה חדשים בארגון.  

תודה רבה, נאור! קונסיסט גאה לקחת חלק בפעילות של חברה מובילה כמו דיפלומט!

דילוג לתוכן