המועצה האזורית דרום השרון היא בית ל-34,600 תושבים ב-31 ישובים. המועצה היא בעלת צביון כפרי וקהילתי והיא מעניקה שירות איכותי לתושבים ולישובים הנמצאים בשטחה, מובילה בחינוך, משמרת את ערכי ההתיישבות והעבודה, איתנה חברתית וכלכלית ופועלת לשמירה על השטחים החקלאיים והמרחבים הפתוחים. המועצה שמה דגש על מתן שירותים מתקדמים לתושבים ולעובדי הארגון ועל שימוש בטכנולוגיות מתקדמות כדי לייעל תחומי תפעול רבים במועצה.
קונסיסט יישמה במועצה את מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi, וכדי ללמוד מקרוב על התועלות שהארגון מפיק מהמערכת, ביקשנו מליאורה קמיל – מובילת תחום טכנולוגיה ודיגיטל במועצה, לספר לנו על היישום של המערכת בארגון ועל התועלות שמערכת Doxi מספקת.
ליאורה קמיל, מובילת תחום טכנולוגיה ודיגיטל במועצת דרום השרון, תוכלי לספר לנו על הסיבות שבגינן יישמתם את מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi של קונסיסט?
בשמחה. המועצה שמה לה למטרה כבר לפני שנים להשתמש בטכנולוגיות ובמערכות המתקדמות ביותר כדי לספק לתושבים ולעובדי הארגון את השירות היעיל ביותר. בהתאם לכך, באגף המחשוב של המועצה בראשות המנמ"רית עינת ברעם, עוסקים באופן שוטף באיתור טכנולוגיות חדשניות ומערכות שיסייעו במטרה זו. כבר היום אנו משתמשים במספר מערכות תוכנה לניהול תהליכים ולפישוט מטלות ארגוניות במועצה. את מערכת ה Doxi בחרה עינת על מנת לענות על הצורך בחתימות דיגיטליות, שכן הפתרון שהיה קיים במועצה לא סיפק אותנו והיה לא יעיל ומסורבל לשימוש.
המערכות השונות נבחרות ע"י אגף המחשוב בראשות עינת, וגם במקרה הזה היה חשוב לעינת למצוא וליישם מערכת בעלת יכולות מוכחות שתאפשר למועצה להפחית את העומסים מהצוות, לספק לתושבים ולעובדים חווית משתמש מתקדמת וחדשנית, עם גישה מהנייד, ושתאפשר לנו להשלים תהליכים ארגוניים רבים מקרוב ומרחוק – ביעילות מירבית.
מה היו התוצאות של יישום המערכת במועצה?
השימוש הראשוני והפשוט במערכת היה לניהול תהליכי ועדות פנימיות בארגון (כגון ועדת התקשרויות, שימושים להחתמת אנשי ההנהלה על מסמכים וכד').
ככל שהשימוש במערכת התקדם, גילינו לשמחתנו שהיכולות של Doxi הן הרבה מעבר למערכת חתימות דיגיטליות. מדובר למעשה בכלי מהוקצע ותפור היטב לבניית מסמכים דיגיטליים, המאפשר, מעבר למילוי הטופס והחתימה עליו, גם ניהול שלם של תהליכים ארגוניים, מקצה לקצה.
Doxi לוקחת על עצמה ניהול תהליכים באופן שמאפשר למנהל התהליך לרדת מהטרדות הטכניות הכרוכות בניהול תהליכים ולהתמקד בהיבטי הניהול המורכבים יותר של תהליכים חוצי ארגון. כל זה נעשה ביעילות וללא מגע יד אדם מרגע השקת התהליך. המסמך ממשיך בנתיב שהוגדר כמתוכנן, ועבורנו זה בעל ערך רב.
ניתן לסכם בשורה אחת כי הסיסמה לפיה 'עם Doxi, כל טופס יכול להיות גם תהליך מנוהל ואוטומטי' מתארת במדוייק את התועלות של המערכת.
תוכלי לתת לנו דוגמא לדרך שבה המערכת 'הופכת כל טופס לתהליך'?
כמובן. הנה דוגמא שממחישה היטב את היעילות של Doxi: מדי תחילת שנה, המועצה מחתימה עובדות ועובדים בתחום החינוך. מדובר בסט קליטה המצריך מהעובדים חתימה על מסמכים, כמו למשל מסמכי המשך העסקה.
התהליך הזה דרש משאבים רבים והיה כרוך בסרבול רב. בראש ובראשונה נדרשה הגעה פיזית של העובד, מילוי פיזי של הטפסים, סריקה ותיוק. בנוסף, לכל עובד המאפיינים הייחודיים לו, ונדרשה הכנה אישית של כל מסמך בנפרד. אגף משאבי אנוש, בראשות בני אברהם, פנו אלינו מתוך הכרה בצורך, והיו שותפים מלאים בחשיבה על הפתרון ובקידום הפתרון המדוייק. לשמחתי הם לקחו יחד איתנו בעלות על התהליך והתוצאה ניכרת: Doxi שינתה עבורנו את התמונה בתהליך הזה, תוך שיתוף פעולה מרשים ומעצים עם מנהל הלקוח שלנו ועם הפיתוחים של קונסיסט ב-Doxi שנתנו מענה אל מול מחלקת משאבי האנוש ואל מול מאות עובדים.
בתהליך זה, Doxi שותלת את הנתונים האישיים של כל עובד ישירות בתוך המסמכים והמסמך יוצא ישירות, במייל, לכל עובד באופן אישי – ישר לחתימה. העובדים מקבלים את המסמך הן בסמארטפון והן בדסקטופ – בפורמט מותאם ונוח למילוי ולחתימה, והם יכולים למלא את הפרטים הנדרשים ולחתום בקלות – בכל פלטפורמה שייבחרו. כך, תהליכים שבעבר היו איטיים ומסורבלים, מסתיימים עם Doxi תוך דקות. עבודת ההכנה של הנתונים באגף משאבי אנוש התקצרה מימים רבים ואפילו שבועות – ליום-יומיים. הפידבקים שאנחנו מקבלים מבני אברהם מנהל האגף ומצוותו, וכן מהעובדים החותמים, הם בהתאם.
תוכלי לתת לנו דוגמא נוספת לתהליכי דיגיטלים באמצעות Doxi?
עוד בהיבט של תהליכי HR, שגם כאן, ביוזמת בני אברהם וצוות משאבי אנוש, אשר מעלים צרכים לשיפור וקידום תהליכים באמצעות טכנולוגיות מתקדמות, העלו את הצורך בתהליך עבודה יעיל וטוב יותר. בתהליך זה Doxi מאפשרת לנו לעצב וליצור בקלות קיט מסמכי משאבי אנוש לתהליכי ONBOARDING של עובדים, ולהפיץ אותם בקלות לעובדים באמצעות הדיגיטל. העובדים יכולים למלא בקלות ובנוחות את הטפסים בכל פלטפורמה, והם מקבלים חיווי דיגיטלי בנוגע למסמכים שהם השלימו ואיזה מסמכים עדיין חסרים. יצרנו באופן עצמאי גם טופס 101 דיגיטלי, הניתן למילוי ולחתימה בקלות.
בנוסף לתהליכי HR, יותר ויותר מחלקות ועובדים בארגון יוצרים ובונים בעצמם מגוון רחב של טפסים ותהליכים – כמו עכשיו במלחמה למשל – כשנדרשים טפסים ותהליכים הנוגעים לחירום ולזמן מלחמה, דיווח למשאבי אנוש על שינויי מצב בריאותי או משפחתי הקשורים למלחמה, ענייני שכר, ועוד.
אנו מתכננים להרחיב את השימוש במערכת גם לניהול וייעול של תהליכים בתחום התכנון והבנייה. כבר כיום, פחות משנה לאחר שהתחלנו להשתמש בה, Doxi מספקת לנו פתרון למגוון רחב של תהליכים, ומהווה כלי חיוני שמאפשר לנו לתפור פתרון אידיאלי לצרכים השונים, עם תכונות חשובות כגון – סוגי שדות מגוונים, בחירה מתוך רשימה נפתחת, כפתורי רדיו, הוספת צרופות ועוד. העובדה שאני ועובדים אחרים בארגון יכולים ליצור עם Doxi טפסים מעוצבים ויפהפיים בעצמנו ולשפר את הויזואליות של הטפסים מציבה את Doxi כבחירה מובילה כשאנו באים לתת פתרון לצורך העולה בארגון, ולא רק בהיבט של חתימה דיגטלית.
תוכלי קצת לספר על העבודה מול צוות המערכת בקונסיסט?
בכיף! אתחיל עם אלי שדה מצוות Doxi בקונסיסט, שנותן לנו מענה לכל צורך תפעולי באופן הכי מקצועי, אישי ואכפתי שאפשר. כמי שעובדת עם הרבה מאוד מערכות תוכנה מספקים אחרים, אני מכירה ויודעת היטב שזה לא טריוויאלי שיש אדם כמו אלי שיודע כל הרבה דברים ומחזיק ביכולות והידע שיש לו – שבאמצעותם הוא מספק לכולנו במועצה מענה מושלם בכל נושא ודבר הקשורים למערכת. הכל מתבצע אצלו עם גישה נעימה, בסבלנות ועם זמינות מירבית. למרות שמבחינת המערכת Doxi היא מאוד אינטואטיבית וידידותית למשתמש ואני מסוגלת לרוץ לבד כמעט בכל היבט, אני יודעת שתמיד אלי שם, זמין ונותן את האינפוט שלו מהניסיון שלו וההיכרות המקיפה שלו עם המערכת.
ורן לב (מנהל הפעילות והמוצר בקונסיסט), נמצא תמיד באיזור וזמין לכל בעיה, תמיד קשוב ומספק את המענה המיטבי. בתהליך המורכב שעשינו אשר דרש מעורבות ופיתוחים, רן אפיין ביחד אתנו את הצרכים של הארגון בצורה הכי מקצועית ומעמיקה שאפשר, ויחד עם צוות הפיתוח של קונסיסט הרים עבורנו פיתוחים בזמני שיא כדי לתת מענה מיטבי. כיף גדול לעבוד מול צוות מקצועי ושירותי כזה של קונסיסט. כל הכבוד!
תודה רבה, ליאורה – לך ולכל הצוות בארגון. אנחנו בקונסיסט גאים להיות חלק מהפעילות הנהדרת של מועצה אזורית דרום השרון!
