במעונות שלמה, השייכים למכללה למנהל, מתקבלים מדי שנה מאות סטודנטים המבקשים להתגורר במעונות הסטודנטים. עד להטמעת מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi, התהליך היה מסורבל – הסטודנטים נדרשו למלא טפסים ידניים, לשלוח הסכמים במייל, להחתים ידנית גורמים שונים ולהעלות קבצים באופן עצמאי למערכת. התהליך דרש מעורבות אנושית בכל שלב, גרם לעומס על הצוות, ולחוויית משתמש לא אחידה. כל זה השתנה עם הטמעת מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi בארגון. ביקשנו מאתי רוקח, מנהלת פרוייקטים באגף מערכות מידע של המכללה למנהל, לספר לנו אודות היישום.
אתי, איך עובד הפתרון:
כדי לייעל את תהליך קבלת סטודנטים לגור במעונות, יישמנו את מערכת Doxi של קונסיסט עם אינטגרציה למערכת ה־ CRM הארגונית שלנו – גלבוע. כיום, כאשר סטודנט נמצא זכאי להתגורר במעונות, נוצר בגלבוע טריגר אוטומטי שמעביר את המידע דרך API ל-Doxi, שמזהה אם מדובר בסטודנט יחיד או בזוג, ומוזנק תהליך החתמות מתאים. כל המידע הרלוונטי אודות הסטודנט/ים מועבר אוטומטית לטופס הדיגיטלי החכם של Doxi שנשלח לסבב חתימות:
- אם מדובר בסטודנט יחיד – נשלח אליו הסכם למגורים, החתימה מתבצעת אונליין, והמסמך מועבר ישירות לאישור מנהלת המעונות.
- אם מדובר בזוג – ההסכם נשלח לשני הצדדים לסבב חתימות ולבסוף למנהלת המעונות, כשהמערכת דואגת לניהול רצף החתימות באופן חכם ומבוקר.
בסיום התהליך נשלח המסמך החתום ישירות ל־ CRM גלבוע, משולב בתיק הסטודנט ונשמר בארכיון הדיגיטלי של המערכת.
ומה הייתה התוצאה של היישום?
המעבר לתהליך דיגיטלי עם Doxi חסך לארגון שעות עבודה רבות, מנע טעויות והזנות כפולות ובעיקר שיפר דרמטית את חווית המשתמש של הסטודנטים המבקשים לגור במעונות. עברנו לעבוד עם DOXI בהדרגה: בתחילה הסטודנטים הגיעו פיזית לחתום, ונדרש לתאם איתם פגישות. אחר כך העברנו מסמכים ל-Doxi ידנית, ובשלב הסופי יצרנו ממשק אוטומטי מלא. כיום, ההסכמים נשלחים ישירות למייל ולנייד של הסטודנט, החתימות מתבצעות אונליין והמסמך החתום נשמר אוטומטית במערכת הגלבוע. התהליך עובד כך:
לאחר שהעובד מאשר במערכת גלבוע שהסטודנט זכאי להתגורר במעונות ושולח את הטופס – גלבוע מבצעת פנייה באמצעות API Integrator אשר פותח בקונסיסט לטובת הפרוייקט. API Integrator – מאפשר חיבורי API ללא כתיבת קוד- וממוקמת בו כל הלוגיקה העסקית, וממנו מוזנק, באמצעות ה-API של Doxi – התהליך הרלוונטי. כל ההחתמות מתבצעות דיגיטלית, ולאחר החתימה הסופית, כל הפרטים מועברים, שוב באמצעות API Integrator – למערכת גלבוע. התהליך הזה, שכולו אוטומטי ומהיר מאוד, חוסך זמן רב ומשאבים ויוצר חוויית משתמש מעולה – הן לסטודנטים והן לצוות אצלנו בהנהלה.
תוכלי לשתף אותנו אודות שיתוף הפעולה מול הצוות בקונסיסט?
הפרויקט לווה על ידי צוות Doxi של קונסיסט – עידן ונעמה, שעשו עבודה נהדרת ומגיעים להם כל השבחים והתודות על השירות המקצועי, הזמינות והליווי הצמוד לאורך כל הדרך. החיבור האנושי עשה את ההבדל – צוות קונסיסט היה שם לכל שאלה, דאג לכל פרט, והפך את היישום לפשוט ומהיר.
ומה התוכניות לעתיד?
בעקבות ההצלחה במעונות, הטמענו את המערכת גם בתחומי פעילות נוספים בארגון, בתחומי תפעול כגון
- חתימות על חוזים והסכמים תעסוקתיים מול חברות ובוגרים
- תהליכי אישור פנימיים במחלקת הכספים
- סבבי חתימות מול ספקים וגורמים חיצוניים
המערכת הפכה לכלי מרכזי במעבר של המכללה לעולם דיגיטלי מלא, עם תהליכים יעילים, חכמים ונגישים לכל המשתמשים.
תודה רבה, אתי – לך ולכל הצוות במכללה ובמעונות. Doxi וקונסיסט גאים להיות חלק מהפעילות של מוסד אקדמי מוביל כמו המכללה למנהל!
