חיבור ל-Salesforce, ל-Priority ולאפליקציית תדהר, לצד שימוש בתהליכים פנימיים, הפך את Doxi לפתרון המשמש קרוב למאה משתמשים פעילים בחברה. יריב אוקנין סמואל, מנהל תחום תמיכה טכנית בתדהר, מספר על המעבר מתהליכים פיזיים לתהליכי חתימה דיגיטליים ועל העבודה עם קונסיסט.
תדהר היא מקבוצות הנדל״ן המובילות בישראל. החברה עוסקת בייזום ובבנייה ומנהלת תהליכי עבודה רבים מול לקוחות, קבלנים ושותפים עסקיים. לצד הפעילות מול גורמים חיצוניים, נדרשים עובדי החברה ומנהליה לאשר ולחתום על מגוון מסמכים והסכמים.
כדי לייעל את התהליכים האלה, תדהר הטמיעה את Doxi, פתרון החתימה הדיגיטלית של קונסיסט. מה שהתחיל בשימוש במסגרת תהליכי שינויי דיירים מול לקוחות התפתח לפתרון המשמש גם לתהליכי חתימה פנימיים חוצי ארגון.
כיום, המערכת משתלבת במערכות הליבה ובאפליקציה הייעודית של תדהר, ומשרתת כ-100 משתמשים פעילים שמנהלים אלפי תהליכי חתימה מדי חודש. ביקשנו מיריב אוקנין סמואל, מנהל תחום תמיכה טכנית בתדהר, לספר על היישום, על השינוי בעבודה היומיומית ועל שיתוף הפעולה עם קונסיסט.
יריב, איך התחילה ההיכרות שלכם עם Doxi?
ההיכרות שלנו עם Doxi החלה כשהמערכת יושמה בתהליכי שינויי דיירים בתוכניות הבנייה. ראיתי איך היא עובדת והבנתי שאפשר לתת באמצעותה מענה גם לצרכים הפנימיים שלנו.
בתדהר יש הרבה מאוד תהליכים שמחייבים חתימות של כמה גורמים – מול קבלנים ושותפים עסקיים, וגם בין עובדים ומורשי חתימה בתוך החברה. רצינו להרחיב את היכולת שכבר הכרנו לתהליכים נוספים. התחלנו בפיילוט קטן, ומשם השימוש התרחב מאוד.
איך נראו תהליכי החתימה לפני כן?
חלק גדול מהתהליך היה פיזי. הסתובבנו עם הסכמים, חיפשנו את האנשים שצריכים לחתום והעברנו את המסמך מחותם אחד לאחר. בפועל, היה צריך לרדוף אחרי החתימות כדי שהתהליך יתקדם. כשמסמך עבר בין כמה אנשים, לא תמיד היה ברור אצל מי הוא נמצא ומה מעכב אותו. הסכם שלא הוגדר דחוף יכול היה להישאר תקוע במשך זמן רב.
מה היה חשוב לכם לקבל מהפתרון?
חיפשנו כלי שיוכל לשרת את הארגון במגוון תהליכים ולתת לנו שליטה ונראות לאורך כל סבב החתימות. היה חשוב לנו לדעת מי כבר חתם, אצל מי המסמך ממתין ומה עוד נדרש כדי להשלים את התהליך. נזקקנו גם לגמישות: להגדיר כמה חותמים ובאיזה סדר, לשלוט במיקום ובמראה של החתימה ולהוסיף הערות לפי הצורך. לצד זה, רצינו שהמסמך החתום יישמר בארכיון דיגיטלי, עם תיעוד של מי חתם ומתי. היה חשוב שהפתרון יהיה פשוט לתפעול, כך שעובדים יוכלו לפתוח תהליך חתימה בלי הכשרה מורכבת, והחותמים יוכלו להשלים את הפעולה מהמחשב או מהטלפון. מבחינתנו, מערכת טובה הופכת מסמך לתהליך חתימה בכמה צעדים ברורים, בלי להוסיף בירוקרטיה חדשה.
מה גרם לכם להרחיב את השימוש דווקא ב-Doxi?
ההחלטה נשענה על ניסיון שכבר היה לנו עם המערכת בתהליכי שינויי דיירים. ראינו שהיא עובדת היטב, שהמשתמשים מצליחים לעבוד איתה ושאפשר להשתמש בה גם לצרכים נוספים בתדהר. מבחינתנו, הערך היה השילוב בין קלות התפעול, האפשרות לחבר את המערכת לסביבת העבודה שלנו והליווי של קונסיסט. ככל שהשימוש הצליח, הרחבנו אותו לעוד תהליכים ולעוד משתמשים.
מה השתנה בפועל מאז ההטמעה?
היום, מי שפותח תהליך חתימה הוא גם הבעלים שלו. הוא יכול לעקוב אחר ההתקדמות, לקבל עדכונים ולראות את מצב החותמים. בסיום, המסמך החתום מגיע אליו במייל ונשמר במערכת.
אין צורך להסתובב עם ניירות או להעביר מסמך פיזי בין אנשים. גם כשיש כמה שלבי חתימה, התהליך מתנהל במקום אחד ויש כתובת ברורה למעקב. פתיחת התהליך אינטואיטיבית, והחותמים מקבלים מסמך עם הנחיות ממוקדות לגבי המקום שבו נדרשת חתימתם. הם לא צריכים להוריד קבצים, להדפיס, לסרוק או לשלוח בחזרה.
עד כמה התרחב השימוש במערכת?
מפיילוט קטן הגענו לכמאה משתמשים פעילים, שמנהלים אלפי תהליכי חתימה מדי חודש. יש אצלנו שני מעגלי שימוש מרכזיים: אני מרכז את השימוש הפנימי בתחומי המחשוב והתמיכה הטכנית. במקביל, מעיין, מנהלת תחום ה-CRM, מובילה את השימוש מול לקוחות קצה, למשל בתהליכי שינויי דיירים. כך אותו פתרון נותן מענה לצרכים שונים בתוך הארגון ומחוצה לו.
ההתרחבות התאפשרה גם משום שקל להטמיע את המערכת בתהליכים חדשים. כשמזהים מסמך שמצריך אישורים או חתימות, אפשר להגדיר את השדות ואת המשתתפים ולהתחיל לעבוד.
תוכל לתת דוגמה לתהליך פנימי שהשתפר?
דוגמה פשוטה היא מסירת ציוד מחשוב לעובדים. כשעובד מקבל מחשב נייד, מסך או מקלדת, אנחנו מתעדים את המסירה בטופס שנחתם דיגיטלית ב- Doxi.
כך יש לנו תיעוד מסודר של הציוד שנמסר ושל אישור העובד. כשצריך להחזיר ציוד או לברר מה נמסר, אפשר לגשת למסמך החתום ולקבל תמונה ברורה. זה מצמצם אי-הבנות ומקל על המעקב. יוצרים את הטופס, שולחים לעובד, והוא חותם מהמכשיר שנוח לו, בלי לתאם פגישה, להדפיס טופס או לשמור עותק פיזי.
איך Doxi משתלבת בתהליך השירות לרוכשי הדירות?
בתדהר, החתימה היא חלק מתהליך עסקי שמתחיל עוד לפני שהמסמך מגיע לרוכש. מנהל המכירות מתחיל את התהליך ב-Salesforce ומזין את פרטי העסקה. הנתונים עוברים ל־Priority לצורך הכנת המסמכים, חוזרים ל־Salesforce ומשם מועברים ל-Doxi להפצה לסבב החתימות.
כאשר נדרשת חתימה על כמה מסמכים, הרוכשים מקבלים אותם יחד כ״קיט״ מסמכים ויכולים לחתום על כולם בתהליך רציף, גם כאשר מעורבים כמה חותמים.
חיברנו את Doxi גם לאפליקציה הייעודית של תדהר. הרוכשים יכולים להיכנס אליה, לראות אילו מסמכים ממתינים לחתימתם ולהתקדם משם. חלום!
מה המשמעות של החיבור למערכות ולאפליקציה שלכם?
הערך מבחינתנו הוא שכל המרכיבים האלה עובדים יחד. Doxi משתלבת בתהליך הקיים, והחתימה הופכת לחלק רציף מהעבודה מול הרוכשים.
בתהליך רכישת דירה יש לעיתים כמה מסמכים וכמה חותמים. אנחנו צריכים לנהל את כולם בצורה מסודרת, עם סדר חתימות ברור ויכולת לראות את ההתקדמות. במקביל לחתימות הרוכשים, אנחנו מנהלים גם חתימות ואישורים של גורמים בתוך החברה. כך יש לנו מענה גם לצד של הלקוח וגם לצד הארגוני של אותה עסקה. תהליכים מול לקוחות תלויים לעיתים באישור של מנהל בתוך החברה. האפשרות לחתום גם מהסמארטפון מקלה על השלמת התהליך כשהמנהל אינו במשרד.
מה מאפשר לכם להשתמש באותה מערכת בתהליכים כל כך שונים?
בתהליכים פשוטים, כמו אישור מסירת ציוד מחשוב לעובד, אפשר להעלות מסמך, להגדיר את השדות ואת המשתתפים ולשלוח לחתימה, בלי פרויקט ארוך. כשנדרש חיבור למערכות אחרות, קונסיסט מלווה את היישום. השילוב הזה מאפשר לנו להשתמש באותה מערכת גם בתהליכים יומיומיים פשוטים וגם בתהליכים משולבים מול לקוחות.
ומה לגבי שמירת המסמכים והבקרה?
כל מסמך חתום נשמר בארכיון של המערכת ונגיש כשצריך אותו, יחד עם תיעוד החתימות. אנחנו לא צריכים לחפש עותק פיזי או לברר מי מחזיק במסמך האחרון. הניהול הדיגיטלי מאפשר לעקוב אחר התהליך מתחילתו ועד סופו ולהגדיר מראש מי חותם, באיזה סדר ומה נדרש בכל שלב. כך מצטמצמות טעויות ונוצר סטנדרט ארגוני עקבי.
איך אתה מתאר את העבודה מול קונסיסט?
אני סופר מרוצה מצוות התמיכה של קונסיסט. כשאנחנו פונים, אנחנו מקבלים תגובות מהירות, אדיבות ומקצועיות. יש תמיד עם מי לדבר ויש מי שעוזר לפתור את הדברים.
כשמערכת מנהלת אלפי תהליכי חתימה מדי חודש, השירות שמאחוריה הוא חלק משמעותי מהפתרון. מבחינתי, השילוב בין מערכת יציבה וטובה לבין צוות שנותן שירות הוא משמעותי מאוד. חשוב לדעת שאפשר לסמוך גם על המערכת וגם על האנשים שמלווים אותה.
אז מה מייחד את Doxi עבור תדהר?
מבחינתנו, הייחוד הוא בשילוב: מערכת פשוטה לשימוש, יכולת להשתלב במערכות ובאפליקציה שלנו, מענה לתהליכים פנימיים וחיצוניים וצוות מקצועי שמלווה אותנו. זה מה שאפשר לנו לעבור משימוש נקודתי לפתרון שמשרת מגוון תהליכים בתדהר. היכולת של קונסיסט לספק מענה ארגוני שמחבר בין המערכות, המשתמשים והלקוחות היא חלק מרכזי מהערך שאנחנו מקבלים.
מה מתוכנן להמשך?
לקראת 2027 אנחנו מתכננים להרחיב עוד את שיתוף הפעולה עם קונסיסט. ככל שהשימוש במערכת מתבסס, אנחנו מזהים עוד תהליכים שאפשר לייעל באמצעותה.
הכיוון ברור: בכל מקום שבו יש מסמך, אישור או צורך בחתימה, אפשר לבחון כיצד להפוך את התהליך לדיגיטלי, מהיר ומבוקר. מבחינתנו, זהו שילוב חשוב בין שליטה ובקרה ארגונית לבין חוויית שימוש נוחה — תהליך שעובד היטב גם עבור מי שמנהל אותו וגם עבור מי שצריך לחתום.
