קונסיסט מערכות וטכנולוגיות מציגה פתרון חדשני להזנקת תהליכים דיגיטליים, המיועד להעניק לארגונים יכולת לייעל את תהליכי העבודה שלהם בצורה דיגיטלית, מהירה ויעילה. הפתרון מאפשר לכל עובד בארגון להזניק תהליכים דיגיטליים מבוססי טפסים חכמים ולבצע חתימה דיגיטלית של עובדים, ספקים ולקוחות באופן יעיל ומאובטח. הפתרון מבוסס על מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi המשתלבת בצורה חלקה עם מערכות הארגון השונות באמצעות ממשק ה-API הרחב של המערכת.
כיצד זה עובד?
המשתמשים המורשים בארגון יכולים לגשת לדפי הזנקת התהליכים מכל מכשיר – מחשבים שולחניים, טאבלטים וסמארטפונים. כל גורם שמוגדר בארגון כמורשה להזניק תהליכי החתמה יכול לגשת לדף ההזנקה המתאים – בקשת חופשה, הרשמה לקורס, פתיחת ספק, בקשה למלגה ועוד – למלאו בצורה נוחה ובכך להזניק את התהליך הדיגיטלי מאחורי הקלעים ללא צורך בהתערבות נוספת. במילים אחרות – הפתרון מאפשר להמיר כמעט כל תהליך ארגוני המבוסס ניירת לתהליך דיגיטלי מלא, מותאם אישית ומאובטח מקצה לקצה.
ניקח לדוגמא את תהליך פתיחת ספק חדש: בעזרת הפתרון יוכל עובד של הארגון המבקש את הקמת הספק לגשת ולמלא טופס דיגיטלי ייעודי בנייד או במחשב, ומכאן התהליך ירוץ כבר קדימה ללא עיכובים. מאחורי הקלעים הארגון יכול להגדיר את כל ה"שכל הארגוני" של אותו ה'טופס' בהתאם ללוגיקה הרצוייה בו – למשל: תבנית ה-PDF הקבועה בה ישתלו הנתונים בסוף התהליך, הפצת קישור מאובטח דרך וואצאפ/SMS לחתימת הספק בעצמו, הגדרת סבב חתימות עפ"י מאשרים קבועים או עפ"י עץ ארגוני שהוגדר מראש וכמובן התניות וחישובים נוספים שהארגון רוצה שהטופס יכיל. כל זה מאפשר למשתמש בארגון להתניע תהליך ללא תלות בהכשרה מסוימת, ללא צורך בהיכרות עם ההיררכיה הארגונית, ללא צורך ברכישת משתמש עבורו, ומבלי להשאיר מקום לטעויות וחוסרים בתהליך.
יתרונות מרכזיים: יעילות ונוחות, מיקוד צרכים וללא צורך ברכישת משתמשים
אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של הפתרון מאפשר למשתמשים רבים בארגון לבצע תהליכי החתמה ומילוי של טפסים דיגיטליים – מבלי שהארגון יצטרך להחזיק ברישיונות נוספים לכל משתמש שיוצר תהליכים. הפתרון חוסך לארגון משאבים כלכליים, ומקל על העובדים לנהל תהליכים דיגיטליים שונים מבלי לעבור הכשרה מיוחדת. הטפסים הדיגיטליים נגישים ומעוצבים בצורה פשוטה ואינטואיטיבית, מה שמאפשר לכל משתמש להזניק תהליך בקלות ובמהירות, ללא בירוקרטיה מיותרת, בין אם מדובר בעובד, ספק, קבלן משנה או שותף עסקי. כל גורם שנבחר יוכל להתניע את התהליך הרצוי ודף ההזנקה כבר יקח את זה משם ויתניע את התהליך באופן אוטומטי.
אז מה עוד? מגוון רחב של תהליכים עם אפשרות להתאמה אישית!
פתרון הזנקת תהליך החתמה דיגיטלי יכול לשמש למגוון רחב של תהליכים ארגוניים. לדוגמה, מחלקת משאבי אנוש יכולה להשתמש בטפסים הדיגיטליים ליצירת תהליכי "שירות עצמי לעובד" בבקשות חופשה, בקשות לשעות עבודה נוספות, רישום לקורס/הכשרה ואפילו כלי עבודה פנים-מחלקתי עבור משתמשי המש"א להזנקת חוזים לעובדים חדשים בלחיצת כפתור.
כל טופס דיגיטלי יכול להיות מותאם אישית לצרכי הארגון/המחלקה, בהתאם לסבבי האישורים הנדרשים בכל תהליך, עם יכולת מעקב ושליטה על כל תהליך בעזרת מערכת Doxi וממשק הניהול שלה – מרגע הזנקת הטופס, מעקב אחר סבב החתימות ועד להשלמת התהליך בהצלחה.
לאחר מילוי הטופס, מפיקה המערכת את קובץ ה-PDF הסופי עם כלל הפרטים שנמסרו בו ומייצרת יחד עם מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi סבב חתימות אוטומטי על פי ההגדרות שנקבעו מראש.
לדוגמה, בטופס בקשת חופשה, העובד ממלא את הבקשה, חותם עליה דיגיטלית, והמערכת שולחת את הבקשה באופן טורי למנהלים הרלוונטיים לקבלת האישור. התהליך כולו מתבצע באופן דיגיטלי ואוטומטי, ללא צורך בניירת או בתהליכי אישור ידניים.
אז מה קורה בסיום התהליך?!
בסיום התהליך נוצר מסמך ה-PDF עם כל החתימות והוא מועבר באופן אוטומטי לפי ההגדרות שנקבעו לכל הגורמים הרלוונטים בארגון. הפתרון מאפשר מגוון אינסופי של תהליכים הדורשים גם אפשרויות נוספות כגון הפקת מיילים ייחודיים בסוף התהליך, שליחת עדכונים לגורמים שונים ואף התממשקות מלאה למערכות הליבה של הארגון – ניהול עובדים, CRM, ERP וכו'.
דוגמאות ליישום מוצלח של המערכת: רשת אופנה בינלאומית מובילה – בקשת זיכוי ללקוח
רשת ביגוד בינלאומית ומובילה ביקשה לייעל את תהליך הזיכויים של הלקוחות בישראל – זאת לאחר שהם רכשו פריטים וביקשו להחזירם בחנות. לאחר יישום הפתרון של טפסי הזנקת תהליכים ו-Doxi, כאשר לקוח מבקש החזר כספי בקופה, הקופאית מזניקה תהליך דיגיטלי באמצעות טופס חכם. לאחר הזנת הפרטים, המערכת מתקשרת עם מערכת הליבה של הרשת, אוספת את פרטי העסקה בצורה מאובטחת, מייצרת PDF שנשלח לסבב חתימות מהיר, ולאחר מכן מועברים הפרטים למחלקת הכספים ומשם לחברת האשראי לצורך סגירת הבקשה. התהליך כולו מתבצע בצורה אוטומטית, מייעל את השירות ללקוח, מונע טעויות וחוסך זמן יקר.
דוגמא נוספת ליישום של הפתרון: חברת נדל"ן – פתיחת ספק חדש
בחברת נדל"ן גדולה, יושם הפתרון של קונסיסט כדי לאפשר לאנשי השטח של הארגון לפתוח ספקים חדשים בזמן אמת מהמכשיר הנייד. לדוגמא, במידה ונדרש ספק חדש לרכישת מתכות או כל ציוד אחר, מנהל הפרויקט מטעם החברה יכול לגשת אל הטופס הדיגיטלי ייעודי – הן מהמחשב שלו או מהסמארטפון, להזין את הפרטים הנדרשים של הספק החדש – נתונים, תנאי תשלום, לו"ז וכו' – והמערכת מפיקה את תבנית ה-PDF הנדרשת עם כל הנתונים, ומייצרת סבב חתימות של המנהלים בדרג גבוה יותר אשר נדרשים לאשר את אותו הספק עפ"י תחום ההתמחות הספציפי. כאשר נדרש להוסיף ספק בתחום אחר, אלומיניום למשל, מנהל הפרויקט ממלא את הטופס, מסמן את התחום בו עוסק הספק, והמערכת מייצרת PDF הנשלח לאישור של המנהלים שצריכים לאשר הוספת ספק בתחום האלומיניום, וכך הלאה.
במילים אחרות, הטופס הדיגיטלי החכם יכול להחזיק בכל ה"שכל הארגוני" ובכך לייצר תהליך מקצה לקצה ללא עיכובים מיותרים ולשלוח אותו לגורמים הרלוונטים.
היכולת של קונסיסט לגבש פתרון אידיאלי ודיגיטלי לכל תהליך ארגוני, עסקי ושיווקי הוא לפיכך ממש אינסופי, שכן סוויטת מערכות הדיגיטל שלנו – הכוללת טפסים דיגיטליים חכמים ומעוצבים, מערכת Doxi לניהול סבבי חתימות וכמובן חיבורי API בין המערכות השונות – מאפשרת "לתפור" תהליך מיטבי לכל תהליך ארגוני או עסקי שנרצה להמירו לדיגיטלי.
טופס פתיחת ספק – מותאם לנייד או לדסקטופ. הטופס פשוט מאוד למילוי. לאחר מילוי, הטופס מזניק תהליך דיגיטלי שלכם ב-BACKGROUND. קל מאוד ליצור תהליכים ואין צורך בהכשרה כלשהי.
טופס חכם לבקשה יציאה לחופשה – חברי צוות משאבי אנוש יכולים להחצין קישור ייעודי לטופס HTML חכם בארגון ולאפשר לכל עובד לגשת לטופס להזניק תהלך בקשה מקצה לקצה בצורה פשוטה וללא מקום לטעויות. לאחר מילוי כל הפרטים, המערכת תפיק את ה-PDF הארגוני לסבב חתימות של כלל הגורמים עד לסיום תהליך הבקשה.
לסיכום
הייחודיות בפתרון היא להפוך תהליכים ארגוניים מורכבים לדיגיטליים, יעילים ופשוטים, ללא מקום לטעויות אנוש ובירוקרטיה מיותרת. הטפסים החכמים שלנו עובדים בממשק מלא עם מערכת Doxi ומכילים את הלוגיקה של הארגון – השכל הארגוני. הגורם המזניק של התהליך אינו נדרש להכיר בכל נבכי התהליך שמתבצע מאחורי הקלעים, ואין צורך בהדרכה מיוחדת. הזנקת התהליך באמצעות טופס ההזנקה היא פשוטה מאוד ומתבצעת בכמה לחיצות כפתור. לחלק הזה של התהליך אנו בקונסיסט דואגים, כדי שמשתמשים בארגון יוכלו להתפנות למשימות שלהם, מבלי לדאוג לכל הכאב ראש המעורב בדר"כ בתהליכים אלו.
הלקוחות שלנו מדווחים על חיסכון משמעותי בזמן, הפחתה מהותית בניירת המפוזרת בדר"כ במחלקות השונות, קיצור חיוני בבירוקרטיה מיותרת, הפחתת עומסים למנהלי צוואר בקבוק, פחות טעויות, פחות לחץ ופחות רעש מיותר על המערכת.
תודות לפתרון הזנקת התהליכים הדיגיטיליים של קונסיסט, הארגון מגדיר את הצרכים ואת התהליכים, ואנחנו בקונסיסט כבר לוקחים את זה מכאן. 🙂
לפרטים נוספים: צרו קשר
