חברת אוטוויק, שהוקמה בשנת 1988, היא חברה ותיקה ומובילה בענף הרכב, המפעילה מרכזי שירות ואולמות תצוגה של יונדאי, מיצובישי, אומודה, ג'אקו וג'ילי בירושלים ובמודיעין. החברה מעסיקה כ-150 עובדים ומעניקה ללקוחותיה מעטפת של שירותי מכירה, תחזוקה ושירות לרכב, תוך שילוב בין ניסיון מקצועי רב-שנים לבין עבודה בסביבה טכנולוגית מתקדמת.
כחלק מתהליכי ההתייעלות והדיגיטציה בארגון, ביקשה אוטוויק לשדרג גם את תהליך הטיפול בחשבוניות הספקים, תהליך שהיה מבוסס במשך שנים על הדפסת חשבוניות והעברתן באופן פיזי בין מספר גורמים לצורך בדיקה ואישור.
לצורך כך בחרה החברה ב-Doxi מבית קונסיסט, המאפשרת לנהל תהליכי אישור וחתימה דיגיטליים בצורה יעילה, מבוקרת ומותאמת לתהליכי העבודה של הארגון.
שוחחנו עם ליטל וקסלר, סמנכ"לית התפעול של אוטוויק, כדי לשמוע על הצורך שהוביל לפרויקט, תהליך היישום והתועלות שמספקת המערכת.
ליטל, תוכלי לספר לנו איך הגעתם ל-Doxi ולקונסיסט?
"בהחלט. כמו בארגונים רבים, גם אצלנו חשבוניות עוברות תהליך של בדיקה ואישור על ידי יותר מגורם אחד. במשך שנים התהליך היה מבוסס על נייר: היינו מדפיסים את החשבוניות ומעבירים אותן בין הגורמים השונים שצריכים לאשר אותן.
הבעיה הייתה שלא תמיד היה פשוט לדעת איפה נמצאת החשבונית בכל רגע, צריך היה לברר איפה החשבונית נמצאת ובאיזה שלב היא נמצאת בתהליך האישור. כדי לייעל את התהליך חיפשנו פתרון עצמאי וייעודי שיאפשר לנו לנהל באופן דיגיטלי את סבב האישורים של החשבוניות, בהתאם לתנאים ולתהליכים שאנחנו מגדירים: מי צריך לאשר כל חשבונית, באיזה סדר וכיצד התהליך מתבצע.
יצרנו קשר עם קונסיסט, ראינו הדגמה של Doxi והבנו שזה בדיוק סוג הפתרון שחיפשנו. ראינו מוצר שעובד מצוין ושאפשר להתאים אותו בצורה מדויקת לצורת העבודה שלנו."
תוכלי לספר לנו על התועלות שהמערכת מספקת?
"Doxi מאפשרת לנו להפוך תהליך שהיה מבוסס במשך שנים על נייר לתהליך דיגיטלי מסודר וברור. המערכת מאפשרת להגדיר מי מזניק את החשבונית לתהליך, מי הגורמים שצריכים לאשר אותה ומהו סדר האישורים הרצוי. במקום להעביר ניירות בין אנשים ולנסות להבין איפה נמצאת כל חשבונית, ניתן לנהל את התהליך בצורה מסודרת בתוך המערכת, ביעילות רבה.
מבחינתנו זה בדיוק מה שחיפשנו – מערכת ייעודית לניהול סבבי אישור של חשבוניות, שמותאמת לתהליך העבודה שלנו ומאפשרת לנו להתקדם לעבודה ללא נייר.
אחד היתרונות המשמעותיים של Doxi הוא הפשטות והיעילות. המערכת מאוד קלה לשימוש, וזה היופי שלה. אנחנו עובדים איתה כבר מספר חודשים, וההטמעה הייתה טובה מאוד, התרגלנו אליה במהירות, וההסתגלות בארגון הייתה קלה, גם לעובדים מבוגרים יותר שהיו רגילים לעבוד בצורה מסורתית."
משהו על העבודה מול הצוות בקונסיסט?
"עבדנו מול נעמה מקונסיסט, מנהלת הפרוייקט, שעשתה עבודה מדהימה.היא הקשיבה מאוד למה שאנחנו רוצים ולאופן שבו אנחנו רואים את המערכת, וידעה לבצע התאמה מאוד יפה לצרכים שלנו. אהבתי במיוחד את העובדה שהיא לא ניסתה לסבך את הפרויקט שלא לצורך. בשלב מסוים עלה צורך בפיתוח נוסף, והיא אמרה לנו: תתחילו לעבוד עם המערכת כפי שהגדרנו אותה, ואם בהמשך תראו שאתם באמת צריכים את הפיתוח, תמיד אפשר לבצע אותו. בעיניי זו הייתה גישה מאוד נכונה ומקצועית.
כל העבודה מול צוות המערכת בקונסיסט הייתה מצוינת ושירותית מאוד. הצוות ידע לבצע את הדברים שביקשנו ובמקביל גם להוביל אותנו מקצועית לאורך התהליך. הייתה פתיחות גדולה לצרכים שלנו וההטמעה עצמה התבצעה בצורה מעולה."
לסיכום?
היישום של Doxi באוטוויק אפשר לחברה לבצע מעבר מתהליך ידני ומבוסס נייר לניהול דיגיטלי של סבבי האישורים לחשבוניות ספקים. באמצעות הגדרת תהליך אישורים המותאם לצורכי הארגון, אוטוויק יכולה לנהל את החשבוניות באופן מסודר ושקוף יותר, לצמצם את התלות בהעברת מסמכים פיזיים בין גורמים שונים ולייעל את עבודת הגורמים המעורבים בתהליך הרכש והתשלומים.
הפשטות של Doxi, לצד היכולת להתאים את תהליך העבודה לצורכי הארגון והליווי המקצועי של צוות קונסיסט, אפשרו לנו להטמיע את הפתרון במהירות ולהתחיל לעבוד בצורה דיגיטלית – פחות נייר, פחות חיפושים אחר חשבוניות ויותר שליטה בתהליך האישור.
