עיריית גני תקווה היא הגוף המוניציפלי המנהל את העיר גני תקווה, הממוקמת בבקעת אונו. העיר, שהוקמה בשנת 1949 והוכרזה כעיר בשנת 2023, מונה כ-25,575 תושבים נכון להיום. העירייה אחראית על מתן שירותים מוניציפליים מגוונים, כולל חינוך, תרבות, רווחה, תשתיות ותברואה ופועלת לשיפור איכות החיים של תושביה. ביקשנו מרותם עינב, מנהלת אגף אסטרטגיה חדשנות ודיגיטל בעירייה, לספר לנו אודות היישום של מערכת החתימות הדיגיטליות Doxi של קונסיסט מערכות בעירייה.
רותם, תוכלי לספר מה הוביל אתכם בעיריית גני תקווה לחפש פתרון לחתימות דיגיטליות?
אחד האתגרים המשמעותיים שנאלצנו להתמודד איתם היה ניהול תהליכי חתימה שכוללים מספר בעלי תפקידים. מדובר בתהליכים קריטיים – כמו הזמנות רכש, חוזים, אישורים מנהליים וטפסים פנימיים – שהתנהלו בצורה ידנית או במיילים, ללא יכולת לעקוב בזמן אמת. התהליך הזה לעתים קרובות היה איטי עם עיכובים רבים מה שגרם לחוסר יעילות.
מה חיפשתם בפתרון שיביא מענה לצורך הזה?
רצינו מערכת חתימות דיגיטליות שתאפשר לנו לבצע את אותה פעולה מוכרת – חתימה – אבל בצורה דיגיטלית, פשוטה, מהירה ומאובטחת. היה לנו חשוב שהמערכת לא תדרוש מאיתנו לשנות את כל אופן העבודה, אלא תשתלב בתהליכים הקיימים. בנוסף, היה ברור לנו שאנחנו צריכים פתרון שמתאים לארגון ציבורי, בעברית מלאה, עם תמיכה מקומית והבנה של הצרכים הייחודיים של רשויות מקומיות.
איך בחרתם את מערכת Doxi של קונסיסט?
אחרי בחינה של כמה פתרונות בשוק, הבנו ש-Doxi נותנת מענה מצוין לכל הדרישות שלנו – גם בפן הטכנולוגי וגם בפן התפעולי. היא קלה מאוד לשימוש, אפילו למי שלא רגיל לעבוד עם מערכות מורכבות, והיא מאפשרת לנו לנהל תהליך חתימה מקצה לקצה – עם שליטה מלאה, תיעוד ותמיכה בתרחישים מגוונים, כולל חתימה מול גורמים חיצוניים כמו ספקים ועמותות.
איך נראה תהליך ההטמעה בפועל?
התהליך היה מהיר ויעיל. הצוות של Doxi בקונסיסט ביצע את ההטמעה בצורה מקצועית ומהירה מאוד. התחלנו עם מספר אגפים ובהמשך הרחבנו את השימוש ב-Doxi בתחומי תפעול נוספים. כבר מהשלבים הראשונים הרגשנו את ההשפעה – קיצור בזמני חתימה, פחות עומס תפעולי והיכולת לדעת בכל רגע נתון מה מצב המסמך.
מהם היתרונות הכי משמעותיים שראיתם מאז היישום?
היתרון הבולט ביותר ב-Doxi הוא השליטה בתהליך – אנחנו רואים מי חתם, מי עדיין לא וכל שלב מתועד. בנוסף, יש שיפור עצום במהירות הטיפול במסמכים, מה שמשפיע לטובה על העבודה השוטפת עם ספקים, תושבים וגורמים פנים-ארגוניים. זה כמובן גם תורם למעבר לעבודה ירוקה ודיגיטלית, בלי ניירת מיותרת. ניתן לייצר תהליך ביעילות רבה ולשלוח את המסמך למילוי ולחתימה של החותמים – לנייד ולמחשב. המסמכים רספונסיבים לחלוטין וניתן למלא את השדות ולחתום בקלות ובנוחות רבה הן בדסקטופ והן באמצעות מסך הסמארטפון. תהליכים שבעבר היו מסורבלים ואיטיים, מסתיימים עם Doxi תוך דקות ואף פחות מזה.
ולסיכום – תוכלי לומר משהו על הצוות בקונסיסט?
ראשית, מערכת כמו Doxi לא רק מייעלת את העבודה, אלא גם משנה את התרבות הארגונית – מקדמת שקיפות, אחריות ושיתוף פעולה בין גורמים. זו השקעה שמחזירה את עצמה מהר מאוד – גם בזמן, גם במשאבים, וגם ברמת השירות שאנחנו נותנים לתושבים. לגבי העבודה מול הצוות של Doxi בקונסיסט מערכות, הרי שהחל משלב האפיון ועד להטמעה בפועל, פגשנו אנשי מקצוע ברמה הגבוהה ביותר, עם גישה שירותית, זמינות מרשימה והבנה עמוקה של הצרכים הארגוניים שלנו. הם ידעו ללוות אותנו, לספק פתרונות מהירים לכל אתגר שעלה בדרך, ובעיקר – להרגיש חלק מהצוות שלנו.
