כנסת ישראל מצטרפת למהפכה הדיגיטלית! הטמיעה את מערכת הטפסים הדיגיטלים של קונסיסט בשילוב פתרון החתימות הדיגיטליות Doxi

PB Digital ומודול החתימות הדיגיטליות Doxi נבחרו על-ידי הכנסת להיות מערכת הדיגיטל הראשונה לניהול טפסי ומסמכי הארגון. הפרוייקט  כלל פיתוח והטמעה של מספר רב של טפסים דיגיטלים חכמים עם לוגיקה מתקדמת המאפשרים למחלקת משאבי האנוש של הכנסת לייעל את תהליך הקליטה של חברי כנסת ועובדים חדשים במשכן.

באמצעות המערכת נשלחים למשתמשים מיסרונים לטלפון החכם עם קישור למסמך דיגיטלי המציג את כל הטפסים שעליהם למלא, ו- PB Digital ו-Doxi מאפשרים למלא בנוחות ובקלות כל טופס, כולל טפסים דיגיטלים מורכבים המכילים מספר רב של שדות – בכל הפלטפורמות – סמאטרפון, טאבלט או מחשב.

מטרת הפרוייקט: טרנספורמציה דיגיטלית של כל תהליך קליטת העובדים וחברי כנסת חדשים

1. ייעול של תהליכים תפעוליים במערך כנסת ישראל בכלל, ובשלב הראשון במדור משאבי אנוש בפרט, במיוחד בכל מה שקשור לתהליכי ONBOARDING.
2. ייעול של תהליכי הרישום לסדנאות ולהדרכות, וכן למילוי משובים, דוחות ומסמכים אחרים.
3. מעבר הדרגתי של כלל מערך הכנסת לתשתית דיגיטלית ע"מ לייעל את תחומי התפעול השונים בארגון.
4. הפיכת כל תהליך השימוש בטפסים בארגון לדיגיטלי לחלוטין באופן המאפשר להפיץ לעובדים ולחברי הכנסת טפסים דיגיטלים חכמים למילוי בקלות ובנוחות.
5. שיפור חווית המשתמשים בארגון.
6. חסכון בזמן ובמשאבים על ידי ביטול הצורך להדפיס, לשנע ולארכב מאות אלפי טפסי נייר בכל שנה.
7. לתרום לאיכות הסביבה על-ידי מעבר מטפסי נייר לטפסים דיגיטלים.

שלבי הפרוייקט

1. בשלב הראשון של הפרוייקט עוצבו, פותחו והוטמעו עשרות טפסים דיגיטלים חכמיםהנמצאים בענן וכוללים לוגיקה מתקדמת.
2. כל עובד/ח"כ חדש מקבל קישור לנייד ולמחשב אשר מוביל לדף המציג את הטפסים שעליו למלא, והוא יכול לעשות כן בכל פלטפורמה.
3. ההמשתמש ממלא את הטפסים הנדרשים, ואלו ננעלים מיד לאחר השלמת מילוי הפרטים.
4. לאחר שליחת הטופס, נשלח עותק אחד למחלקת משאבי אנוש ואחד לעובד/ח"כ.

תוצאות הפרוייקט

1. תהליך ה- ONBOARDING התייעל משמעותית.
2. חסכון של עלויות ההדפסה, הטיפול, השינוע והאחסון של מאות אלפי מסמכי נייר בשנה.
3. מיכון וייעול של תהליכים וחסכון בהוצאות כח אדם.
4. שיפור ניכר של חווית המשתמש הארגוני.